Aumento de la productividad del equipo
Ahorro de tiempo del gerente
Acerca de Urban Grid
Urban Grid es un líder en el desarrollo y financiación de proyectos solares fotovoltaicos en la zona del Atlántico Medio de los Estados Unidos. Fundada en 2011, Urban Grid cuenta con más de 1500 acres de proyectos solares conectados y en línea a través de los Estados Unidos y el Reino Unido.
Con una amplia experiencia en el desarrollo de proyectos solares, la empresa ofrece proyectos que maximizan el valor para sus clientes, al tiempo que limitan el riesgo a través de un equipo de experimentados profesionales de las finanzas, la industria y la construcción.
Urban Grid se enorgullece de ser miembro de la Asociación de Diseño e Instalación de Electrónica de Consumo (CEDIA), que es el único organismo reconocido a nivel mundial que rige la industria electrónica.
Sus desafíos
En 2011, cuando se fundó Urban Grid, la empresa utilizó Microsoft Excel para la gestión de sus proyectos. En aquel entonces sólo tenían un puñado de proyectos y un director de proyecto. A medida que la compañía comenzó a crecer y siguió añadiendo más proyectos, la falta de una solución integral de gestión de proyectos comenzó a causar varios problemas. La gestión de proyectos complejos, de capital intensivo y de varios años de duración en Excel se estaba convirtiendo en una pesadilla. Las estimaciones de los proyectos no eran fiables y las prioridades a menudo cambiaban en función de los entornos de los proyectos, siempre cambiantes. En Urban Grid, el equipo hace malabarismos con más de 20 proyectos a la vez. Estos proyectos se encuentran en varias etapas de desarrollo y tardan entre uno y tres años en completarse. "El principal desafío fue la comunicación", dijo Leah Garvey, Vicepresidenta de Financiación de Proyectos de Urban Grid. "No sabíamos dónde estaban los proyectos en cuanto a su estado todo el tiempo. Tuvimos que depender de correos electrónicos y conversaciones telefónicas y hojas de cálculo que pueden o no estar actualizadas. Y a medida que añadíamos más proyectos y gestores de proyectos, se hizo demasiado engorroso vincular todas las hojas de cálculo, gestionar los cambios y mantenerse al día con todo", añadió.
Entre sus principales desafíos se encuentran
Visibilidad del proyecto y de los recursos
Para Urban Grid, el uso de hojas de cálculo para gestionar proyectos extensos era bastante exigente. Debido a que los planes del proyecto vivían en múltiples hojas de cálculo y a menudo no estaban actualizados, mantener a todos en la misma página, trabajar con las mismas prioridades y rendir cuentas de las tareas asignadas era muy difícil de manejar. La falta de un amplio acceso a los planes de proyectos y su situación actual es otro gran inconveniente. Y la falta de una visión consolidada del uso de los recursos en todos los proyectos no hizo más que exacerbar este dolor.
Seguimiento del presupuesto
Siendo un proceso de desarrollo muy intensivo en capital, el seguimiento preciso de los presupuestos, asegurándose de que estaban en el camino correcto, comparando los presupuestos y costos planificados vs. los reales y siendo capaz de reportar eso a la gerencia era prácticamente imposible usando Excel.
Comunicación del proyecto
Los equipos de Urban Grid tuvieron que depender de los correos electrónicos y las conversaciones telefónicas para la comunicación importante relacionada con el proyecto. Esto dio lugar a lagunas en la comunicación a varios niveles y la información crucial comenzó a caer por las grietas.
Gestión de la modificación
El sistema de hojas de cálculo de Urban Grid simplemente no era escalable para acomodar los cambios en sus proyectos. Sin una gestión adecuada del proyecto, era virtualmente imposible evaluar el impacto del cambio en otros proyectos. La falta de datos históricos de los proyectos también hizo que fuera bastante difícil evaluar el impacto de los cambios en los proyectos en curso.
¿Por quéCeloxis?
Cuando Urban Grid comenzó a buscar un sistema de gestión de proyectos integrado, sabían que realmente necesitaban una solución que pudiera ayudar a reunir a todo el equipo, manteniendo a todos en la misma página, trabajando hacia las mismas prioridades, mientras controlaban sus inversiones y presupuestos. Tener datos históricos sólidos de los proyectos para capturar el esfuerzo requerido para completar los proyectos pasados y aplicarlos a los nuevos sería invaluable para sus proyectos solares de capital intensivo. Con esta clara idea de lo que necesitaban, Celoxis realmente se destacó como la única solución asequible que marcaba todas sus casillas. "Con Celoxis...fue realmente el montaje visual lo que nos atrajo. Era tan fácil de entender y usar. Los informes, el tablero de mandos, la capacidad de utilizar los gráficos Gantt y también de incorporar la información que se necesita en un informe de nivel de gestión sin esfuerzo", dijo Leah.
Para Urban Grid, Celoxisfue una plataforma de elección porque:
- Celoxis era extremadamente fácil de entender y usar, ya que provenía de un fondo de Excel y de una hoja de cálculo.
- Era una solución basada en la nube y en la web que podía albergar de forma segura todos los datos, archivos e historial de sus proyectos.
- Celoxis proporcionó a sus gerentes y ejecutivos una visibilidad completa de todos los programas del proyecto, diagramas de Gantt, tareas y presupuestos fuera de línea desde un solo lugar.
- Celoxis ayudó a los equipos de Urban Grid a lograr una mejor comunicación y colaboración. Usando CeloxisTodos están al día y en la misma página ante los continuos cambios de los proyectos.
- CeloxisEl potente y personalizable motor de informes hace que los gestores y la alta dirección de Urban Grid puedan acceder con un solo clic a análisis de proyectos y cuadros de mando completos y en tiempo real.
- Celoxis proporcionó una transparencia en tiempo real para gestionar eficazmente las disponibilidades de recursos (humanos y no humanos) y los volúmenes de trabajo.
- Celoxis ofreció la máxima flexibilidad en términos de campos personalizados para capturar información específica de varios proyectos y tareas.
- Celoxis ofreció capacidades inigualables a un coste asequible.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
"Para el nivel de gestión es mucho más fácil entrar en el panel de control y ver en cualquier momento el estado de un proyecto y también cuando tenemos que tomar decisiones sobre el presupuesto, es fácil sacar un informe y ver en qué punto nos encontramos en nuestro proyecto", dijo Leah sonriendo. "Y para los directores de proyectos es una herramienta que pueden llevar consigo a cualquier lugar y que pueden actualizar automáticamente el estado o la tarea de sus proyectos y poder mantenerse en el camino correcto", añadió.
Los beneficios clave del negocio incluyen
- Celoxis proporcionó la tan necesaria consistencia y escalabilidad que la dirección necesitaba para poder seguir el progreso del proyecto y los recursos en tiempo real.
- Los gerentes podían rastrear de manera efectiva las tareas fuera de pista y tomar medidas correctivas directamente de los diagramas de Gantt.
- CeloxisLos informes de mejores prácticas financieras por etapas ayudaron a Leah y a la dirección a obtener todos los presupuestos mensuales para los próximos meses y a filtrarlos por categorías y tipos de tareas. "Los presupuestos son muy importantes para nosotros, y con Celoxis pudimos hacer un seguimiento de ellos y asegurarnos de que estábamos en el camino correcto y pudimos marcar cuando hemos pagado ciertas tareas y marcarlas de nuestro presupuesto al real y poder informar de ello a la dirección", explicó Leah.
- Celoxis Los informes aportaron muchas ideas a la alta dirección. "Utilizamos una tonelada de informes de forma regular", dijo Leah. "Aprecio mucho la personalización y los informes sobre los campos personalizados", continuó. Celoxis Los informes les permitieron crear informes personalizados y presentar la información preferida como y cuando sea necesario.
- Celoxis mejorar la planificación de los proyectos, la estimación y la colaboración entre los gestores.
- Celoxis capturó de manera efectiva la historia del proyecto, permitiendo a los gerentes y a la gerencia tomar decisiones efectivas sobre el desempeño de proyectos anteriores.
- Los campos personalizados y los campos de fórmula ayudaron a Urban Grid a realizar un seguimiento de la información y las métricas de varios proyectos relacionados con la industria.
- Celoxis trajo un sistema que era fácil de configurar, fácil de adaptar, altamente personalizable a sus necesidades y escalable según se requiera.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
“Celoxis está siendo utilizado extensamente por nuestros gerentes para hacer un seguimiento de sus proyectos, asegurarse de que están a tiempo y que están haciendo todo lo que necesitan hacer. Y luego nuestra alta dirección utiliza Celoxis regularmente para monitorear los proyectos y también los presupuestos de los proyectos", dijo Leah.
Entre las principales Celoxiscaracterísticas que Urban Grid está aprovechando se incluyen:
Gantt interactivo
CeloxisEl gráfico interactivo de Gantt fue una bendición para los directores de proyectos de Urban Grid para poder visualizar sus planes de proyectos largos, mantenerlos actualizados y predecir las fechas de entrega. Fue virtualmente sin esfuerzo cargar proyectos largos. Podrían fácilmente codificar con colores los diferentes tipos de tareas, actualizar su estado y hacer un seguimiento del progreso y las dependencias del proyecto, todo desde un mismo lugar.
Informes financieros por fases
Con varias prácticas recomendadas en tiempo real e informes personalizados por fases, Leah y la alta dirección pudieron realizar fácilmente un seguimiento mensual de los presupuestos y costes de sus proyectos, supervisar los planes frente a los reales y observar las tendencias.
Cuadros de mando
Los gerentes y la alta dirección utilizan ampliamente los cuadros de mando personalizables para ver una visión consolidada en tiempo real de sus proyectos y tomar decisiones con una mayor profundidad de claridad.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de la carga de trabajo de los recursos entre proyectos permitió a los gestores identificar rápidamente los cuellos de botella de los recursos y reorganizar las prioridades entre los recursos y los proyectos.
Campos personalizados
Urban Grid utiliza extensamente campos personalizados, incluyendo campos de fórmula para demarcar diferentes categorías de tareas y para capturar e informar sobre el proyecto y las métricas financieras para sus informes ejecutivos.
Discusiones del proyecto y comentarios de la tarea
Urban Grid utiliza en gran medida las discusiones de proyectos y los comentarios de tareas para la colaboración, ya que mantiene todas las conversaciones en un solo lugar y dentro del proyecto para un fácil acceso.
Aplicación de solicitud de cambio
Al trabajar en un entorno de proyecto muy dinámico, los cambios son inevitables para Urban Grid. La aplicación de solicitud de cambio les permite canalizar todos los cambios del proyecto y priorizarlos de forma eficaz, a la vez que mantiene un historial de todas las solicitudes de cambio.
Los resultados
Mayor visibilidad y mejor comunicación
Pasar de utilizar Excel a una solución integral ha ayudado a Urban Grid, como organización, a tener una mayor visibilidad de sus proyectos, lograr un mejor índice de transparencia y mejorar los canales de comunicación entre los equipos. Ya no se pierde la comunicación y la confianza en la comunicación telefónica y por correo electrónico es casi obsoleta.
Ahorro significativo de tiempo del gerente
Con Celoxis, los gerentes pudieron lograr alrededor de un 12% de ahorro de tiempo, dejándoles más tiempo para centrarse en la entrega de sus proyectos.
Mejora de la productividad del equipo
Mientras que los miembros del equipo de Urban Grid no utilizaron Celoxis en el día a día, su productividad todavía aumentó casi un 50% porque muchas de sus actividades manuales fueron eliminadas por Celoxis. Usando Celoxis para actualizar las tareas y comunicarse con los gerentes y el resto del equipo lo convirtió en su única interfaz de comunicación.
Apoyó la reducción de los costos operativos de la empresa
A través del agresivo período de crecimiento de la compañía, Celoxisayudó a estandarizar los procesos, reducir los costos operativos en varios niveles y ayudar a sostener el crecimiento general.
Descubra Celoxis
Permítanos demostrarle por qué Celoxis es la solución PPM ideal para usted.
