Reducción de los costes de licencia
Adopción del usuario
Puntuación PMO
Acerca de SweetRush Inc.
SweetRush Inc. es una compañía americana de desarrollo de contenido de E-Learning y servicios de consultoría. La compañía tiene una trayectoria de 17 años de éxito en la entrega de soluciones de aprendizaje personalizadas, incluyendo eLearning, juegos, móviles y formación dirigida por un instructor (ILT).
Su fuerte organización de 150 miembros es completamente virtual, con miembros del equipo dispersos geográficamente. Con un enfoque en una fuerte cultura de equipo orientada al proceso, han logrado una rotación casi nula de compañeros de equipo, clientes leales y una cartera notable.
SweetRush ha ganado numerosos premios incluyendo los prestigiosos Brandon Hall HCM Awards en 17 categorías. También ocupa el primer lugar en la lista de las 10 principales empresas de desarrollo de contenidos de eLearning por tercer año consecutivo en la industria del eLearning.
Sus desafíos
SweetRush es una empresa centrada en la gestión de proyectos, lo que significa que sus prácticas de gestión de proyectos son muy fuertes. La organización estaba usando Microsoft Project Solución instalada en sus servidores para sus actividades de gestión de proyectos. Aunque Microsoft Project era la herramienta de facto utilizada por muchas organizaciones en ese momento, SweetRush tuvo su propio conjunto de desafíos al adoptar una herramienta que propagara la fuerza de la gestión de proyectos a casi todas las facultades de la organización.
Planificación de recursos
Además de usar Microsoft Project, SweetRush estaba usando hojas de cálculo para la planificación de los recursos. Con el creciente número de miembros de equipos y proyectos distribuidos, se estaba haciendo cada vez más difícil asignar y rastrear las horas de recursos a los diferentes proyectos y tareas.
Informes sobre el estado de los proyectos y los ejecutivos
Con Microsoft Projecty Hojas de Cálculo, SweetRush siempre tuvo el desafío de presentar una imagen visual de lo que está sucediendo con sus proyectos, sus recursos y el presupuesto a sus ejecutivos.
Costos de la licencia
Microsoft Project costó a SweetRush alrededor de $560 por usuario y como la compañía estaba experimentando un crecimiento en espiral, justificar ese costo para todas las compensaciones era cada vez más difícil.
Fugas en la facturación
Con un número masivo de proyectos en marcha todo el tiempo, tenían una serie de hitos de facturación ligados a entregables específicos. Mantener el seguimiento de estos hitos con los continuos cambios en los plazos estaba resultando una pesadilla y la comunicación entre los gerentes de proyecto y los equipos de facturación estaba fallando, causando agujeros en la facturación de sus clientes.
Planes de proyectos descentralizados
SweetRush tenía planes de proyectos largos y descentralizados. Esto significaba que los planes de proyecto tenían que ser distribuidos manualmente entre los gerentes, equipos y clientes. Los cambios realizados en los planes de proyecto no se propagaban automáticamente y el archivo debía ser distribuido nuevamente. Siendo una organización 100% virtual, mantener los planes del proyecto actualizados y alojar todos los planes en una ubicación centralizada para una fácil distribución y recuperación era la necesidad del momento.
¿Por quéCeloxis?
Frente a todos estos desafíos, SweetRush estaba buscando una PMO que pudiera :
- Maneje planes de proyectos grandes que a menudo se extienden a cientos y miles de tareas de manera eficiente,
- Alojar todos sus planes de proyecto en una ubicación centralizada para el acceso conveniente de sus equipos virtuales,
- Imitan de cerca el Microsoft Projectparadigma de adopción en toda la organización y sin el uso de ningún tipo de plugins,
- Eliminar el uso de las Hojas de Cálculo para la planificación y previsión de recursos,
- Ser hospedado localmente y tener un precio competitivo.
Estuvieron casi a punto de elegir una solución PMO, cuando una de sus pruebas de aceptación final reveló que la herramienta estaba fallando en un plan de proyecto de 700 tareas.
Escogieron Celoxispor las siguientes razones:
- CeloxisLa implementación del Microsoft Projectparadigma fue la más cercana y la mejor que habían visto.
- Celoxis podría manejar y cargar sin esfuerzo grandes planes de proyectos con miles de tareas y subtareas.
- El Gantt interactivo visual fue uno de los mejores de su clase. Fue rápido y preciso en la programación de proyectos y en el manejo de los plazos de cambio.
- Con los recursos y la programación, Celoxisera la única herramienta que tenía la capacidad de asignar recursos por esfuerzo (horas) frente al método de asignación de porcentaje regular. SweetRush encontró un valor real en esta capacidad.
- SweetRush fue seducido por CeloxisEl sistema de información de la empresa es muy robusto y tiene una gran capacidad de configuración para los administradores y los usuarios. También el hecho de que Celoxistuviera un vasto repositorio de campos personalizados era bastante significativo.
- Desechar las revisiones públicas (entonces) sobre Celoxis no es fácil de entender y necesitaría un considerable apoyo y agarre de manos, SweetRush encontró Celoxis bastante intuitivo y fácil de usar.
- Con Celoxis, sus costos de licencia se redujeron en casi un 60%.
- Celoxis tenía una instalación On-Premise y estaba basada en la web.
Una cita de la entrevista
“Celoxis es una poderosa solución PMO que puede ser utilizada para facilitar y fortalecer los procesos de gestión de proyectos de cualquier organización. Celoxis Se pueden ver fortalezas particulares en áreas tales como el manejo de los planes de proyectos complejos, la asignación detallada de recursos, el seguimiento del tiempo y el presupuesto, la configurabilidad específica de la organización y la presentación de informes avanzados. El informe es probablemente el mejor que he visto y es definitivamente uno de los músculos más fuertes de Celoxis. Celoxis es realmente una fuente de poder cuando se trata de la gestión de proyectos, y es una gran herramienta para la planificación y organización de los esfuerzos relacionados con los proyectos".
- Michael (Misha) Milshtein, Director de Ingeniería y Desarrollo, SweetRush Inc.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
SweetRush administró y ejecutó una variedad de proyectos incluyendo Elearning, soluciones mixtas, marketing y proyectos de desarrollo web. La génesis para el despliegue de Celoxis fue principalmente para la gestión de los recursos y el alojamiento de todos los planes del proyecto en un lugar centralizado. Y, hasta ese punto, Celoxis obtuvo una puntuación de 10/10 para la implementación de la PMO de SweetRush.
En particular,
- Celoxis se convirtió en un centro de todos los proyectos y recursos, evitando así la necesidad de compartir manualmente los planes de proyectos y mantenerlos actualizados.
- Celoxis dio a los gerentes de proyectos distribuidos geográficamente visibilidad y accesibilidad instantánea de los planes de proyecto y los gráficos de carga de recursos. Podían visualizar sus proyectos completos, ver lo que se estaba deslizando y qué hitos se avecinaban. La programación fue bastante sólida y permitir la asignación de recursos en horas fue en realidad una bendición disfrazada.
- Las áreas críticas de gestión de recursos, incluyendo el mantenimiento de una base de datos de recursos y sus habilidades, el pronóstico de recursos, el balance de carga, las asignaciones y las asignaciones se manejaron completamente en Celoxis.
- Con Celoxis, SweetRush puede monitorear los presupuestos de los proyectos en tiempo real basados en los costos de los recursos.
- Usando campos personalizados y capacidades de reporte, SweetRush fue capaz de reforzar los procesos y la responsabilidad para comprobar las fugas de facturación en la facturación de sus clientes.
Siendo una plataforma PMO completa, SweetRush también fue capaz de aprovechar la potencia de Celoxisen las siguientes áreas:
- Informes sobre el estado de los proyectos e informes ejecutivos sobre la utilización de los recursos,
- Gestión de Documentos y Compartición de Archivos,
- Colaboración a través de discusiones y @menciones de proyectos, sin necesidad de una herramienta diferente de colaboración en equipo,
- Uso de aplicaciones personalizadas para automatizar y agilizar sus procesos. SweetRush estaba usando hojas de cálculo y correos electrónicos para rastrear las solicitudes de cambio y las aprobaciones. Y, con el crecimiento de los equipos y proyectos, esto se estaba volviendo cada vez más tedioso de manejar. Usando Celoxis Custom Apps, fueron capaces de mapear fácilmente sus procesos existentes en Celoxis y rastrear y coordinar todo desde un solo repositorio.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Celoxis fue traída en un momento en que la compañía estaba experimentando un crecimiento en espiral, y demostró ser la herramienta adecuada para que SweetRush sostenga este crecimiento y tenga más éxito con sus clientes. Para SweetRush, Celoxis fue la herramienta correcta que llegó en el momento adecuado para apoyar el crecimiento.
Entre las principales Celoxiscaracterísticas que SweetRush está aprovechando se incluyen:
Gantt interactivo
CeloxisEl Gantt Chart interactivo es el más rápido en la industria y ayuda a SweetRush a cargar y planificar proyectos largos con cientos y miles de tareas y dependencias.
Programación y asignación de recursos en horas
Con las asignaciones directamente en horas, SweetRush es capaz de estimar con precisión y planificar el esfuerzo requerido para cada recurso sin calcular los porcentajes de su disponibilidad.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de carga de recursos dinámicos ayuda a SweetRush a visualizar la carga de trabajo de todos los proyectos y asegurar que los recursos están adecuadamente equilibrados para manejar el trabajo del proyecto.
Informes programados
CeloxisLa capacidad de informes programados es ampliamente utilizada por SweetRush para programar automáticamente y enviar por correo electrónico los informes ejecutivos clave sobre una base diaria y semanal.
Discusiones y @menciones del proyecto
SweetRush se basa en gran medida en las discusiones del proyecto para la colaboración, ya que mantiene todas las conversaciones en un solo lugar y dentro del proyecto para un fácil acceso. Utilizando @mentions son capaces de llamar la atención de los miembros del equipo sobre cualquier comunicación importante.
Colaboración de documentos
Utilizando Celoxislas capacidades de colaboración y de versiones de documentos, los miembros del equipo son capaces de gestionar todos los activos de documentos dentro de las tareas correspondientes. Mediante el control de versiones, pueden añadir fácilmente nuevas versiones de archivos sobre las versiones anteriores para facilitar la colaboración.
Campos personalizados
SweetRush utiliza campos personalizados para filtrar sus tareas de facturación y corregir las fugas de facturación. Utilizan ampliamente los campos de fórmula para capturar e informar sobre las métricas del proyecto para sus informes ejecutivos. Estos campos se utilizan en los diferentes informes visuales que crean para su gestión.
Aplicaciones personalizadas
SweetRush utiliza la aplicación de solicitud de cambio para administrar los cambios de alcance dentro de sus proyectos. Mediante el uso de aplicaciones personalizadas, pueden racionalizar el proceso y asegurar que los cambios se capturen y comuniquen adecuadamente al equipo del proyecto y a otros interesados.
Los resultados
Reducción de los costes de licencia
Con Celoxis, SweetRush fue capaz de ahorrar casi el 60% en sus costos de licencia, lo que fue un gran ahorro en sí mismo.
Mejora de la facturación de los clientes
SweetRush fue capaz de eliminar el caos de la comunicación y contener sus fugas de facturación utilizando informes y notificaciones en tiempo real.
Mejora de la colaboración y la accesibilidad
Celoxis Mejora de la visibilidad y accesibilidad de los datos de los proyectos y mejora de la comunicación entre los equipos virtuales, aumentando la eficiencia y la transparencia entre la empresa y sus clientes.
Apoyó la reducción de los costos operativos de la empresa
A lo largo del período de crecimiento exponencial de la empresa, Celoxisayudó a estandarizar los procesos, a reducir los costos operativos en varios niveles y a ayudar a sostener el crecimiento general.
Mejora de la satisfacción del cliente
SweetRush fue capaz de reducir el tiempo en la presentación de informes de los clientes y en su lugar, centrarse en el logro de los objetivos estratégicos de los clientes.
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