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Acerca de Snow Software
Con sede en Estocolmo, Suecia, y con oficinas en Europa, Reino Unido y Estados Unidos, Snow Software es el mayor desarrollador de soluciones de gestión de activos de software (SAM).
Recientemente nombrado líder en Gartnerel Cuadrante Mágico de Herramientas de Gestión de Activos de Software 2018, Snow tiene la misión de evitar que las organizaciones paguen demasiado por el software y los servicios en la nube que consumen.
Snow Software ha recibido varios otros premios, entre ellos el Premio CODiE 2017 a la mejor solución de gestión de operaciones de TI. Más de 4.500 organizaciones de todo el mundo confían en las soluciones SAM de Snow Software, tanto la versión On-Premise como en la nube.
Sus desafíos
El negocio de Snow Software se centraba principalmente en que Salesforce fuera el centro de la verdad para toda la gestión de oportunidades y los informes de datos de ventas. Para la gestión de proyectos, no tenían nada excepto tareas de Salesforce, Outlook y hojas de cálculo. A medida que su negocio crecía, la gestión y la entrega de proyectos en hojas de cálculo se hacía cada vez más difícil y los equipos no eran capaces de escalar y hacer un seguimiento de los productos restantes.
Entre sus principales desafíos se encuentran
Gestión de tareas inadecuada
Los equipos no tenían una forma efectiva de saber lo que había en sus platos y las diferentes prioridades de trabajo. Las hojas de cálculo y el correo electrónico no eran escalables y también daban lugar a una baja productividad. Manejar todos los detalles de las tareas en las hojas de cálculo se estaba convirtiendo en una pesadilla.
Fechas límite perdidas
El uso de hojas de cálculo con innumerables pestañas dificultaba la búsqueda de los datos correctos y la actualización de los proyectos por parte de los diversos interesados. No tenían forma de sacar informes, así que no había forma de saber cuántos proyectos estaban activos, quiénes los estaban haciendo y cuál era el progreso. Esto dio lugar a una gran falta de visibilidad del estado de los proyectos, y el equipo no pudo hacer frente al aumento del volumen y la escala de los proyectos, lo que a menudo se tradujo en el incumplimiento o el retraso de los plazos.
Seguimiento deficiente de los proyectos
Los gerentes no pudieron rastrear los horarios y ajustarse a las prioridades cambiantes. No había forma de que pudieran ver el proyecto en su conjunto (usando Gantt) y tener una visión clara de todos los próximos hitos y resultados. No pudieron entender cómo se superponen los proyectos o comprender el camino crítico de los proyectos. Sin una herramienta formal, Snow Software no podía confirmar que las tareas se estaban realizando cuando se requerían y, lo que es más importante, lo que no se estaba haciendo en los plazos estipulados.
Falta de base de datos de recursos
Para Snow Software no bastaba con disponer de recursos, sino que también había que saber si poseían los conocimientos necesarios para llevar a cabo con éxito las actividades del proyecto. La falta de una amplia base de datos de recursos que rastreara las habilidades y disponibilidades la hacía cada día más abrumadora.
Utilización de recursos mal documentada
Al gestionar los proyectos, es importante que Snow documente y haga un seguimiento de toda la utilización y asignación de recursos. Sin embargo, las hojas de cálculo largas y rastreadas manualmente dieron lugar a un seguimiento inadecuado que a menudo era propenso a los errores. Esto dio como resultado vistas limitadas del volumen de trabajo para la planificación de recursos. El seguimiento y la presentación de informes sobre la utilización facturable y no facturable también era una esfera de desafío.
Informes financieros
Snow Software necesitaba informes financieros por dos razones: una era por las diferentes regulaciones financieras y la segunda era para que los directores de los servicios individuales supieran si su negocio es rentable o no. A menudo estos detalles se perdían en los correos electrónicos o estaban desactualizados.
Procesos manuales
Snow Software trabajaba con una mezcolanza de herramientas y servicios que iban desde las tareas de Salesforce hasta Outlook y Hojas de Cálculo y Eventos de Calendario. Esto estaba resultando muy ineficiente para que sus equipos distribuidos se mantuvieran al tanto de sus prioridades y resultados. La calidad del trabajo se resintió.
En general, hubo una gran confusión en los procesos de entrega de proyectos de Snow. Con todos estos desafíos, Stacie Manzano, Directora de Operaciones de Servicios Globales se propuso elegir una herramienta de gestión de proyectos integral que sirviera como su centro de gestión de proyectos, conectando Salesforce, el correo electrónico y los calendarios de Outlook. Y, Stacie necesitaba una herramienta que fuera fácil de usar, pero lo suficientemente escalable como para gestionar no sólo el gran volumen de proyectos en todas las unidades de negocio y regiones, sino también para apoyar a sus equipos de rápido crecimiento.
¿Por quéCeloxis?
Stacie y su equipo descubrieron Celoxisdespués de una intensa búsqueda de una solución integral de gestión de proyectos que
- tenía la capacidad de integrarse con Salesforce,
- fue el más intuitivo y fácil de usar para sus equipos dispersos geográficamente,
- fue fácil de implementar y desplegar,
- tenía una amplia y personalizable capacidad de información,
- era una única fuente de verdad para toda la información del proyecto, y
- era rentable.
Como Celoxis pasó todas las necesidades de Snow de un sistema completo y prometió una mezcla única de funcionalidad y escalabilidad que necesitaban, el equipo se apresuró a pilotarlo en su región de los EE.UU. Este extenso y riguroso piloto duró casi un año. Evaluaron meticulosamente CeloxisFunciones clave, API, y respuesta del servicio de atención al cliente. Aunque sus equipos del Reino Unido fueron un poco reacios al principio, y todavía estaban buscando otras opciones como FinancialForce (un software ERP basado en la nube), pronto se llegó a un consenso final para elegir y seguir adelante con Celoxis porque FinancialForce tenía una implementación muy pesada, no era muy personalizable y no estaba garantizado que se escalara bien con sus sistemas de Salesforce.
"Creo que si estás buscando el valor de la herramienta, diré que Celoxis hace que cualquiera sea un gerente de proyecto... simplifica la gestión del proyecto lo suficiente como para que cualquiera pueda administrarlo, no es tan complicado", explicó Stacie. "Cuando se (Celoxis) no tiene la característica exacta que necesitamos, he podido trabajar con sus equipos de apoyo y capacitación para encontrar una solución lista para usar o enviar una solicitud de característica con un éxito sorprendente para que su equipo de producto la entregue rápidamente".
Una cita de la entrevista
“Celoxis tiene muchas grandes características y el reportaje es excepcional! Somos capaces de aprovechar Celoxis a nivel mundial para rastrear nuestros proyectos de implementación. Hacemos un seguimiento de nuestras finanzas, asignaciones de recursos, y % completo en esta herramienta. Celoxis tiene una gran estructura de información y flexibilidad para crear sus propios campos personalizados. Hemos estado usando Celoxis durante un poco más de tres años y están bastante contentos con ello. Dentro de unos meses será nuestro estándar global".
- Stacie Manzano, Directora de Operaciones de Servicios Globales, Snow Software.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis llevó las cosas a otro nivel en términos de visibilidad, responsabilidad, personalización e integraciones. Mientras Stacie defendía un plan de despliegue por fases, pilotando Celoxis departamento por departamento, región por región, Celoxis les ayudó con:
- Permitiendo a los equipos y a los gerentes ser flexibles en la propiedad del proyecto, algo que era ideal para los organigramas y procesos de la pequeña empresa de Snow Software.
- Permitiendo a los interesados internos participar y ver los progresos del proyecto y acceder a los informes en tiempo real, proporcionando así transparencia a los interesados e informando sobre los niveles de productividad.
- Programación eficaz de los recursos basada en la disponibilidad de recursos y en las aptitudes.
- Permitiendo a los gerentes y ejecutivos rastrear la utilización de los recursos facturables y no facturables.
- Los calendarios de trabajo basados en las regiones y las excepciones de trabajo permitieron a los equipos interregionales dar cuenta de sus vacaciones y hacer que la herramienta se acomodara a todo ello en un sólido calendario de proyecto.
- El gráfico de Gantt visualmente interactivo que manejaba automáticamente las líneas de tiempo del proyecto, las dependencias y daba fechas de finalización del proyecto realistas.
- Los equipos de Snow Software utilizaron Outlook como complemento de Celoxis. La sincronización de iCal con Outlook ayudó a los propietarios y gerentes de proyectos a proteger el tiempo reservado de los recursos del negocio.
- La capacidad de rastrear e informar en tiempo real sobre los aspectos financieros para diversos fines de regulación y rentabilidad de los negocios internos.
- Los tableros personalizables permitieron a los equipos conectarse y ver lo que es relevante para ellos y actualizar lo que es relevante para todos ellos en un solo lugar.
- Las Alertas y Notificaciones Instantáneas ayudaron a los gerentes a ser notificados por sus equipos, así como sobre cualquier indicador de alerta temprana sin tener que ir por ahí y pedir explícitamente a cada miembro.
- Los espacios de trabajo y los tipos de proyecto les permitieron categorizar y agrupar eficazmente los proyectos por unidades de negocio y tipos de productos, junto con todos los campos personalizados relacionados, incluidos los campos de fórmulas.
- La CeloxisAPI ayudó a Snow Software a integrarse perfectamente con sus sistemas de Salesforce de la forma en que ellos querían.
- Eliminando las múltiples plataformas que no podían soportar los cambios rápidos y utilizando un solo sistema para gestionar todas sus actividades y procesos de gestión de proyectos.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
"El requisito número uno del negocio era que la herramienta tuviera la capacidad de integrarse con Salesforce", dice Stacie. "Y, con la ayuda de su API y su equipo de soporte, hemos podido configurarlo con éxito y sin esfuerzo. Puedo decir que haciendo un Salesforce a la Celoxisintegración, hemos ahorrado mucho tiempo, el equipo no tiene que entrar en los proyectos o encontrar los proyectos ya, se genera automáticamente para ellos, lo que es agradable y realmente eficiente."
Los objetivos de Snow Software eran consolidar un sistema único y unificado, acelerar la entrega de proyectos y gestionar el rápido aumento de la carga de trabajo. Y, en Celoxis encontraron un sistema robusto y completo, que les permitiría aumentar la eficiencia de los proyectos y optimizar sus operaciones globales. Celoxis también era fácil de usar y de bajo costo, lo que lo convertía en una inversión de bajo riesgo. La personalización que podían hacer dentro de la herramienta también era atractiva.
"La forma en que le describo a la gente que es como Microsoft Project en los esteroides porque en Microsoft ProjectSólo un director de proyecto puede tenerlo y entender el plan, y tiene que ir y preguntar a todo el mundo cuál es la actualización. En Celoxisel puede tener una entrada de usuario y sólo ver lo que es relevante para ellos y actualizar lo que es relevante para ellos y luego el gerente del proyecto es notificado inmediatamente", dice Stacie.
Entre las principales Celoxiscaracterísticas que Snow Software está aprovechando se incluyen:
Informes y tablas de desglose
Utilizando varios informes de proyectos compartidos por el equipo, los propietarios individuales y la salud del proyecto, y pudiendo hacer clic en los gráficos y poder personalizarlos tanto, los directores y gerentes tienen los datos mucho más a su alcance para poder hacer recomendaciones para el equipo y tomar decisiones basadas en los datos.
Informes programados
La programación de informes clave permite a los equipos de gestión y ejecutivos de Snow Software revisar periódicamente cada proyecto y evaluar los procesos sin necesidad de entrar en el sistema.
Espacios de trabajo y calendarios de trabajo por regiones
Con la creación de equipos mundiales, la utilización de los espacios de trabajo para aislar los datos de los proyectos con diversos niveles de autorización y la posibilidad de compartir el contenido con un grupo particular de usuarios, así como el uso de calendarios basados en las regiones, fue muy eficaz para coordinar y planificar la labor de diversos equipos y mantener la coherencia de los procesos.
Plantillas de proyectos
La planificación y la gestión de grandes proyectos multifuncionales se ha mejorado considerablemente mediante el uso de plantillas de Celoxisproyectos. Las plantillas facilitan la comprensión de lo que implica planificar sabiendo bien que no se ha olvidado nada.
Cuadros de mando
Los gerentes y los miembros del equipo utilizan ampliamente los tableros personalizables para tener una visión instantánea de sus prioridades y poder ver lo que hay en su plato y lo que se debe esa semana con una mayor profundidad de claridad.
Seguimiento de la utilización de los recursos
Celoxis le dio a Snow Software una visibilidad instantánea de sus recursos y utilización, permitiéndole así llevar un seguimiento de la utilización facturable y no facturable. Esto ayudó a priorizar el trabajo de manera más eficaz y también evitó que cualquier individuo se sobrecargara y se estresara demasiado.
Campos personalizados
Snow Software utiliza ampliamente campos personalizados, incluidos los campos de fórmula, para captar e informar sobre la métrica de los proyectos y recursos para sus informes ejecutivos.
API
Gracias a la intuitiva API basada en la web, Snow Software pudo integrarse perfectamente en su sistema de Salesforce y automatizar las acciones para la gestión de oportunidades y otros procesos financieros.
Los resultados
Celoxis permitió a Snow Software gestionar y hacer un seguimiento de los proyectos, los recursos y las finanzas con mayor precisión, disminuyendo así sus costos y mejorando la productividad. Viniendo de un ambiente donde uno tenía que rastrear estas cosas manualmente, Celoxis ha ayudado a llevar las cosas a otro nivel. Snow Software fue capaz de aprovechar Celoxispara aumentar la calidad de sus activos en general, y asegurarse de que eran consistentes y eficientes en sus entregas de proyectos.
Algunos de los resultados más importantes fueron:
Mejora de la productividad
La robusta Celoxisintegración de Salesforce automatizó mucho trabajo manual y de datos para Snow Software, liberando a los equipos para que pudieran concentrarse la mayor parte del día en la entrega del trabajo. Esta integración por sí sola resultó en un ahorro de tiempo de alrededor del 15%. Recuperar este tiempo ha sido crucial para poder seguir entregando los proyectos con mayor eficacia.
Fuerte retorno de la inversión
En los últimos 3 años, Celoxisha demostrado ser una inversión viable para Snow Software y se ha convertido en el centro de la verdad para todos sus proyectos gestionados globalmente.
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