Ahorros
Mayor ahorro de tiempo
Reducción de los costes de licencia
Adopción del usuario
Sobre SilkRoad Inc.
SilkRoad, Inc. es una empresa multinacional americana de software que ofrece soluciones de software de RRHH basadas en la nube que permiten a los clientes encontrar, atraer, desarrollar y retener el talento. La compañía tiene más de 1800 clientes corporativos, incluyendo Accenture, IBM, eBay, L'Oréal y Clear Channel Communications.
SilkRoad ha ganado numerosos premios, incluyendo el prestigioso premio CODiE. Aparece en la lista de las 100 mejores empresas de Norteamérica y también en el cuarto lugar de la lista de las 50 mejores empresas privadas de la revista The Business Journal.
Tiene más de 70 millones de dólares de ingresos anuales y cuenta con más de 500 empleados en más de 11 países.
Sus desafíos
SilkRoad tiene una larga historia de uso de diferentes soluciones de gestión de proyectos que van desde Basecamp hasta Central Desktop (iMeet Central). También estaban usando Salesforce para la automatización de las ventas. La compañía en general se trasladó entonces a Salesforce y quería consolidar todos sus datos e información en un solo lugar. Estaban usando un plugin listo para usar que ofrecía la gestión de proyectos además de Salesforce.
Aunque Salesforce les sirvió bien en algunas áreas, hubo muchas áreas importantes en las que no les fue bien:
Seguimiento de proyectos
Mientras que uno podía rastrear las tareas individuales, no podía rastrear los horarios (usando Gantt). Además, no había manera de que sus líderes pudieran ver el proyecto en su conjunto y tener una visión clara de todos los hitos próximos.
Seguimiento del tiempo y adopción por parte del usuario
La capacidad de rastreo de tiempo en Salesforce era muy básica y no hubo mucha adopción por parte del equipo. Así que, terminaron con muchos agujeros en el tiempo de seguimiento y eso llevó a una facturación inexacta. Su sistema de gestión de proyectos no podía captar el tiempo semanal y los equipos tenían que introducir el tiempo de uno en uno, lo que era muy engorroso, propenso a errores e ineficiente.
Informe ejecutivo
Aunque la mayor parte de sus informes de nivel ejecutivo procedían de Salesforce, necesitaban datos de proyecto precisos y oportunos para que fluyeran desde el plugin al motor de Salesforce, de forma que pudieran vincularlos a sus oportunidades y a su rentabilidad general. El punto de contacto de la integración entre el plugin y Salesforce fue todo un reto y una pesadilla en sí misma para cualquier tipo de informe preciso de la rentabilidad del proyecto.
Seguimiento del KPI
Su negocio dependía de varias métricas clave y rastrearlas a través del sistema actual era una tarea difícil. El plugin no tenía una extensa biblioteca de campos personalizados que pudieran usar para rastrear efectivamente todos sus KPIs. Esto dio como resultado el seguimiento de las ineficiencias y nadie tenía una idea clara de los proyectos en curso
Fugas en la facturación
Con la ineficiencia e inexactitud de los informes de datos de tiempo, SilkRoad terminó con agujeros en la facturación de sus clientes y comenzó a perder ingresos del proyecto.
Los costos de la licencia
Salesforce costó a SilkRoad unos 200 dólares por persona al mes y para un equipo de 110 personas de servicios, fue un gasto enorme para la empresa.
Cuando finalmente tomaron la decisión de alejarse de la plataforma de Salesforce para la gestión de proyectos, evaluaron EPM Live. Mientras que el vendedor lo describió como una solución de bastante alta potencia, la infraestructura de ese producto era bastante atroz. Tenían una curva de implementación empinada y las cosas nunca se pusieron en marcha. Nunca pudieron conseguir que el conector de Salesforce se sincronizara con sus informes de fondo. Después de pasar casi 8 meses con el sistema EPM Live, tratando de ponerlo en marcha, el sistema nunca funcionó. Se estaba convirtiendo en una pesadilla administrativa y tuvieron que volver a EPM Live para muchas cosas.
¿Por quéCeloxis?
Para entonces, SilkRoad ya estaba harto de EPM Live. Necesitaban algo que funcionara rápidamente y que fuera más fiable como sistema que EPM Live. También necesitaban que su sistema de gestión de proyectos se integrara bien con Salesforce para poder vincular los proyectos con sus oportunidades en Salesforce. La única parte buena de todo el compromiso de EPM Live fue que SilkRoad estaba listo con todos sus requisitos. Sabían exactamente cuáles eran sus botones calientes.
Escogieron Celoxispor las siguientes razones:
- De hecho, el sistema se pudo implementar muy rápidamente en un par de días.
- Disponía de un eficiente sistema de seguimiento del tiempo y del flujo de trabajo que permitía a todos sus empleados un único lugar donde podían registrar su tiempo y sus comentarios semanalmente.
- Celoxis tenía una interfaz fácil e intuitiva y estaba basada en la web.
- Celoxis le dio a los directores de proyectos una herramienta para hacer un seguimiento de los proyectos en su conjunto. Podían visualizar sus proyectos completos, ver lo que se deslizaba y los hitos que se avecinaban. La programación era bastante sólida y el uso de plantillas de proyectos ayudó a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo repetitivo.
- Celoxis proporcionó la flexibilidad administrativa para gestionar y corregir los datos según fuera necesario.
- Celoxis tenía una plétora de opciones de visualización de datos y gráficos que permitían a los directores y gerentes de los proyectos cortar en pedazos los datos de los proyectos y obtener una gran cantidad de información valiosa para el seguimiento y la gestión de los proyectos y los recursos. Los tableros de control daban a sus ejecutivos informes en tiempo real y conocimientos en los que podían confiar fácilmente.
- La solución de flujo de trabajo de Celoxis permitió a SilkRoad otros procesos de negocios como los riesgos de los proyectos, los problemas y los procesos relacionados con la salud sin recurrir a hojas de cálculo y correos electrónicos ad-hoc. Todo esto estaba integrado y era fácilmente accesible a través de la misma plataforma.
Una cita de la entrevista
"Cuando busques un sistema, no pienses que tienes que utilizar al líder de la industria sólo porque tenga el nombre. Nos caímos en ese agujero varias veces antes de que encontráramos Celoxis. Para ser honesto, nunca había oído hablar de Celoxis antes de que empezara a hacer algunas búsquedas en la web. No tienes que pagar 50.000 dólares o 100.000 dólares para encontrar una solución de calidad".
- Peter Hauschild, Director de Operaciones de Servicios, SilkRoad Inc.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis le dio a SilkRoad la cantidad adecuada de visibilidad y control en varios niveles de su organización.
En particular,
- Los cuadros de mandos directivos y ejecutivos totalmente personalizables dieron a la administración de SilkRoad un estado en tiempo real de la salud del proyecto y de las cargas de trabajo de los recursos sin tener que profundizar en el proyecto cada vez.
- Utilizando la Celoxis' Aplicación de Gestión de Riesgos, podrían obtener fácilmente visibilidad de todos los riesgos funcionales relacionados con sus proyectos y pasarlos a sus pistas funcionales para proporcionar una resolución oportuna y precisa.
- Permitir la visibilidad adecuada entre los equipos permitió a SilkRoad tener conversaciones más abiertas a las cosas que estaban sucediendo y también permitió a los gerentes reaccionar adecuadamente a cualquier variación que surgiera de vez en cuando.
- El preciso y eficiente seguimiento semanal del tiempo permitió a SilkRoad tapar todos los agujeros que tenían en sus sistemas de facturación y facturar con precisión a sus clientes, obteniendo así el valor total de sus servicios.
- Celoxis tenían diferentes tipos de campos personalizados que permitían a SilkRoad capturar adecuadamente todos sus KPIs para una información efectiva y en tiempo real. La flexibilidad de la infraestructura de presentación de informes les permitió visualizar datos sobre múltiples dimensiones en tiempo real.
- CeloxisLa API permitió una integración perfecta con la plataforma de Salesforce pasando los metadatos (proyectos) de Celoxis para el seguimiento de oportunidades y rentabilidad.
- Celoxis eliminó virtualmente todos los gastos administrativos que SilkRoad enfrentaba con sus implementaciones anteriores.
- Con Celoxis, su adopción general por parte de los usuarios y su felicidad se dispararon y todo ello se tradujo en menos trabajo administrativo, menos tiempo para los gerentes que trataban de hacer cumplir la adopción y el pleno valor de sus servicios.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Gran parte del hecho de que Celoxisse auto-apareciera como un sistema empresarial para la gestión de proyectos y pusiera el control en manos del administrador lo convirtió en la herramienta de referencia para la gestión de todos los proyectos de SilkRoad.
Las Celoxiscaracterísticas clave que SilkRoad está aprovechando incluyen:
Cuadros de mando
Los tableros visuales y totalmente personalizables permiten a los gerentes y ejecutivos de SilkRoad mantenerse informados con las actualizaciones de los proyectos en tiempo real y obtener una visión instantánea del progreso, los riesgos y los presupuestos de todos sus proyectos.
Aplicación de la gestión de riesgos
SilkRoad utiliza la aplicación de riesgos "out-of-the-box" para planificar y gestionar todos los riesgos de sus proyectos. Mediante el Registro de Riesgos y la Matriz de Evaluación de Riesgos incorporados, sus gestores pueden visualizar y obtener una visión rápida de los riesgos probables evaluados en términos de la probabilidad o probabilidad y su impacto.
Plantillas de proyectos
Mediante el uso de plantillas de proyecto, sus directores de proyecto pueden iniciar nuevos proyectos con asignaciones preestablecidas, estimaciones y más.
Seguimiento del Tiempo
Celoxis hace que el seguimiento del tiempo sea muy fácil para los equipos de SilkRoad con temporizadores integrados, hojas de horas semanales y recordatorios de hojas de horas incompletas.
Campos personalizados
SilkRoad utiliza ampliamente los diferentes tipos de campos personalizados para su monitoreo y seguimiento de KPI. Los campos de la fórmula les dan la capacidad y la flexibilidad de generar complejas métricas basadas en fórmulas para el seguimiento del rendimiento de los proyectos.
Reportaje
Utilizando las capacidades analíticas avanzadas y en tiempo real, los ejecutivos de SilkRoad obtienen datos ricos y en tiempo real para obtener valiosos conocimientos sobre el rendimiento de los proyectos, los costes y beneficios, los hitos, la utilización de los recursos y las carteras de clientes.
API
Gracias a la intuitiva API basada en la web, SilkRoad pudo integrarse perfectamente con su sistema de Salesforce y automatizar las acciones para el seguimiento de las oportunidades y la rentabilidad.
Los resultados
Reducción de los costes de licencia
Con Celoxis, SilkRoad ahorró casi 1/8 de los costos de licencia sobre su anterior sistema basado en Salesforce. Su anterior sistema basado en Salesforce les costaba unos 200 dólares por persona al mes y para un equipo de 110 personas de servicios, era un gasto enorme para la empresa.
Mejora de la facturación de los clientes
SilkRoad obtuvo el valor total pagado por los servicios del cliente. Las fugas de facturación fueron eliminadas completamente.
Ahorro de tiempo
SilkRoad logró casi un 75% de reducción en el tiempo de seguimiento de los equipos. Utilizando plantillas de proyectos para elaborar planes de proyectos estándar, pudieron ahorrar casi 65 horas al mes a los directores de proyectos. Con la visibilidad en tiempo real de las responsabilidades y el progreso del equipo, SilkRoad fue capaz de reducir el tiempo de reunión en persona en casi un 40%.
Reducción de los gastos administrativos
Celoxis permitió a los administradores reducir el tiempo dedicado al "trabajo ocupado" en casi un 30% y les ahorró unas 13 horas al mes.
Mejora de la felicidad del usuario final
100% de adopción y cero quejas sobre el uso Celoxiso cualquier otro asunto de adopción. Resultó ser una situación en la que todos ganaron para los ejecutivos, los gerentes y el equipo.
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