Historia de éxito

Sus desafíos

Trabajando en las áreas de evaluación y auditoría de TI, principalmente con clientes de las industrias financieras y bancarias, el trabajo de Prometeo Management Consulting implicó varias actividades y comprobaciones rutinarias que implicaban visitas frecuentes a las instalaciones de los clientes. Esto implicaba planificar con varios meses de antelación para asegurarse de que tenían un plan de tiempo para todas estas actividades. En cualquier momento, tienen alrededor de 20 proyectos pequeños y medianos en marcha en paralelo, con duraciones que van desde unas pocas semanas hasta proyectos de varios años de duración. La gestión de toda la actividad del proyecto, el mantenimiento de los planes y plazos actualizados y el seguimiento de la utilización de los recursos se estaba convirtiendo en un reto para la empresa que utilizaba Microsoft Excel en ese momento. El equipo directivo decidió intentar Microsoft ProjectEl proyecto de la empresa se convirtió en el estándar de facto para la gestión de proyectos, pero pronto se dio cuenta de que era demasiado rígido y estructurado para un equipo de consultores ágiles. Los costes de la licencia de software para Microsoft Project tampoco se consideraba una inversión viable.

El equipo necesitaba algo que estuviera basado en Internet y que fuera más flexible para sus necesidades, a la vez que fuera razonablemente asequible. "Aunque la mayoría de nuestros proyectos no son de naturaleza compleja, el mayor desafío es que se extienden a lo largo del año, por lo que tienes una tarea que termina en diciembre, por ejemplo, y tienes que asegurarte de que la gestionas y la supervisas para que no llegues a diciembre y te des cuenta de que hay una fecha límite", dijo Licia Nicoletti, que trabaja como consultora en proyectos relacionados con la auditoría, el cumplimiento y el gobierno de TI.

Los siguientes retos llevaron a Prometeo Management Consulting a buscar un software de gestión de proyectos flexible pero completo:

Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio

En Prometeo Management Consulting, cada recurso hace un poco de gestión de proyectos a través de varios proyectos paralelos. La flexibilidad y el nivel de personalización que fue posible dentro de Celoxis les permitió hacer justamente eso. Celoxis dio al equipo de Prometeo Management Consulting un nivel de visibilidad y comprensión de sus proyectos que no era posible con su solución anterior, proporcionando la capacidad de filtrar una variedad de vistas y compartir una variedad de informes en tiempo real, incluyendo los que podían compartir con sus clientes en tiempo real.

Los beneficios clave del negocio incluyen

1. Permitiendo a los equipos ser flexibles en la propiedad del proyecto, algo que era ideal para la estructura de su organización y los tipos de proyectos. Podrían agregar fácilmente varios gerentes de proyecto y propietarios de tareas que podrían aportar su granito de arena para asegurar el éxito del proyecto en general.
2. Informes detallados y en tiempo real para proporcionar visibilidad de todos los proyectos y recursos importantes.
3. La flexibilidad en la elaboración de informes y la exportación a PDF ha permitido a los gestores presentar de forma eficiente los datos a sus clientes, proporcionándoles un resumen claro de sus proyectos en tiempo real.
4. Programación efectiva de tareas basada en la disponibilidad de recursos y la carga de trabajo. Debido a la naturaleza de sus proyectos, había varias actividades que estaban dispersas a lo largo del año. Celoxispermitió a Prometeo Management Consulting programar con precisión estas actividades, asignar los recursos adecuados e intercambiar recursos según fuera necesario sin perder el contexto o el esfuerzo en las tareas.
5. Permitiendo a los gerentes incluir y  seguir las actividades facturables y no facturables y la utilización de recursos dentro de un proyecto.
6. Permitiendo a los miembros del equipo hacer un seguimiento fácil del tiempo que pasan en diferentes proyectos y corregir los errores sin esfuerzo. También permitió a los gerentes llevar un control de los esfuerzos invertidos en varias actividades y proyectos.
7. Los tableros personalizables permitieron a los gerentes y a los equipos conectarse y ver lo que es relevante para ellos y actualizar lo que es relevante para todos ellos en un solo lugar. "Es muy agradable que puedas personalizar tu tablero, de modo que puedas establecer tus preferencias y que tan pronto como abras la herramienta, sepas lo que estás mirando y lo que quieres mirar", añade Licia. "Esto es un gran ahorro de tiempo para nosotros. Por ejemplo, en mi tablero tengo el informe de estado del proyecto, que me da una visión general de todos los proyectos, lo que siempre es útil y también llama la atención, porque puedo ver de inmediato si un proyecto está en riesgo o si es algo bueno para el futuro, porque está codificado por colores, lo que realmente ayuda", continuó.
8. Celoxis ayuda a la empresa a consolidar todo el seguimiento financiero y las actividades relacionadas con el proyecto en un solo lugar, de modo que al final de los proyectos, los gerentes pueden obtener fácilmente la información financiera de sus proyectos.

Los resultados