Aumento de la eficiencia de la gestión de proyectos
Una visión más rápida de los negocios
Acerca de NTI Solutions
NTI Solutions es un integrador de soluciones de red, telecomunicaciones y seguridad con sede en Beauvais, en la región de Picardía (Francia). Durante más de 20 años, la NTI ha ayudado a sus clientes a ser más innovadores y receptivos, aprovechando al máximo sus infraestructuras de sistemas y redes.
La NTI ofrece una amplia gama de servicios, desde la consultoría hasta la operación, para dar una respuesta pertinente a los problemas del mercado. Sus clientes incluyen a Colgate, Continental AG, Atlas Copco y Mitsubishi Electric entre varias marcas internacionales.
Sus desafíos
NTI Solutions es una organización proyectada. Gestionan proyectos de implementación y migración de diferentes tamaños que van desde unos pocos días hasta despliegues de varios años. Cada director de proyecto gestionó en promedio entre 5 y 8 proyectos en paralelo de diferentes clientes. Al ser una organización proyectada, sus administradores eran bastante autónomos en sus acciones y gestionaban directamente la asignación de recursos.
NTI Solutions utilizaba Microsoft Projecty Excel para sus actividades de gestión de proyectos. Con estas dos soluciones, no tenían un entorno "único" para gestionar todos los aspectos de sus proyectos, desde la planificación hasta la presentación de informes, pasando por la facturación a los clientes y la documentación de los proyectos. El uso de múltiples herramientas y canales hizo que sus equipos se vieran envueltos en una marea de confusión que a menudo conducía a acciones repetitivas y tareas tediosas. Además, como cada director de proyecto era autónomo, el intercambio de información era limitado, lo que dificultaba la racionalización de la planificación de los proyectos y la gestión de los recursos. Entre sus principales desafíos se encuentran:
Múltiples sistemas
El uso de múltiples sistemas y canales hizo extremadamente difícil para NTI Solutions tener una única fuente de verdad para todos sus proyectos. A medida que la compañía crecía, se hizo evidente que este sistema era inadecuado. No había forma de ver todos los calendarios del proyecto desde un solo lugar. También fue difícil localizar diversos documentos relacionados con múltiples proyectos. Todo esto generó ineficiencias en sus procesos e impactó en la productividad.
Informes limitados
Los informes eran extremadamente inflexibles y limitados. La reunión de datos Microsoft Projecty las hojas de cálculo especiales para la presentación de informes se estaban convirtiendo en un reto que afectaba a la adopción de decisiones.
Falta de planificación y seguimiento unificados de los proyectos
Los directores de proyectos de la NTI típicamente capturaron las tareas requeridas en Microsoft Project o Excel al principio y luego manejando el trabajo como les pareció. No disponían de un conjunto de herramientas o metodología estándar para la gestión de proyectos. Cada director de proyecto es autónomo con sus proyectos y utiliza Microsoft Project de escritorio, una aplicación para un solo usuario, carecían de un proceso de planificación unificado, lo que les obligaba a hacer una planificación de proyectos muy repetitiva. También tuvieron dificultades para rastrear los calendarios de múltiples proyectos.
Gestión deficiente de los recursos
Al no haber forma de ver la carga de trabajo de los recursos de los proyectos cruzados, los administradores tenían que comunicarse por correo electrónico, chat o teléfono para identificar las disponibilidades de recursos. Esto fue muy ineficiente ya que introdujo tiempos de espera innecesarios en la planificación y causó varios problemas con la asignación de recursos por encima y por debajo.
Falta de comunicación y colaboración
Sus ingenieros de campo a menudo no tenían una comprensión clara de sus tareas planeadas y por lo tanto no sabían lo que se esperaba de ellos. La falta de canales de comunicación claros también hizo que no hubiera comunicación entre los directores de proyectos y las partes interesadas, lo que les dejó sin idea de la situación de los proyectos, lo que provocó un número cada vez mayor de fracasos de los mismos.
El resultado final fue que NTI Solutions necesitaba ser más eficiente en la gestión del proyecto y la comunicación.
¿Por quéCeloxis?
Cuando la NTI decidió buscar un software de gestión de proyectos basado en la nube, aceptó evaluar sólo las mejores soluciones de software. Después de evaluar una serie de herramientas, determinaron Celoxis era la mejor aplicación para gestionar sus proyectos. Celoxis se integró fácilmente en sus operaciones diarias y eliminó instantáneamente la necesidad de múltiples sistemas. Podría albergar de forma segura todos los datos de sus proyectos en un solo lugar para un acceso y una disponibilidad perfectos. Ofrecía una solución basada en la web a la que se podía acceder desde cualquier lugar a través de cualquier navegador web.
Para el NTI, Celoxisfue una plataforma de elección porque:
- Celoxis era extremadamente flexible, personalizable y escalable para adaptarse mejor a los procesos de negocio de la empresa.
- Era una solución basada en la nube y en la web que podía albergar con seguridad todos los datos de sus proyectos y eliminaba la necesidad de sistemas múltiples.
- Celoxis ayudó a los ingenieros de campo del NTI a acceder, ver y actualizar proyectos y tareas desde cualquier navegador o móvil, en cualquier lugar y en cualquier momento.
- Proporcionó a sus gerentes y ejecutivos una visibilidad total de todos los calendarios de los proyectos desde un solo lugar.
- CeloxisEl potente y personalizable motor de informes pone al alcance de los gerentes y ejecutivos de la NTI un análisis de proyectos y cuadros de mando completos y en tiempo real. Esto les permitió crear informes personalizados y presentar la información preferida como y cuando fuera necesario.
- Celoxis proporcionó una transparencia en tiempo real para gestionar con eficacia el volumen de trabajo de los recursos.
- Celoxis permitió a los clientes de NTI tener un seguimiento en tiempo real de sus proyectos a través de portales dedicados a los clientes.
- Celoxis...fue fácil de usar para sus equipos.
Una cita de la entrevista
"seCeloxis ha convertido rápidamente en una herramienta indispensable para nosotros. Nos permite seguir todas las fases del proyecto, la asignación de tareas, la presentación de informes a nuestros clientes y también a la dirección. Su equipo de apoyo técnico está siempre disponible para responder a nuestras preguntas y tomar en consideración nuestras peticiones de cambios".
- Pascal Dereux, Director de Operaciones de NTI Solutions.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
"Lo que me gustó de la Celoxissolución fue la capacidad de agrupar todos los aspectos del proyecto en una sola herramienta y personalizarla / administrarla muy fácilmente desde una interfaz web", explicó Pascal Dereux, Director de Operaciones de NTI Solutions. "No soy un desarrollador, pero sin eso pude crear tableros y personalizar informes específicos para nuestros proyectos y crear un método de gestión común", añadió.
La NTI utiliza actualmente las capacidades de gestión de proyectos, gestión de recursos, aplicaciones, colaboración y presentación de informes de Celoxis. Celoxis le dio a Pascal y al resto del equipo del NTI un nivel de visibilidad y entendimiento de sus proyectos y recursos que no era posible con sus sistemas anteriores.
Los beneficios clave del negocio incluyen
- Anteriormente, los directores de proyectos reconstruían repetidamente proyectos similares. No había ningún capital intelectual que se estuviera reutilizando. Celoxisahora les permite crear un repositorio para este capital intelectual (plantillas de proyectos, activos y archivos) para que sus gestores no tengan que reinventar lo que ya se está haciendo o utilizando.
- Celoxis proporcionó la tan necesaria transparencia y coherencia que la administración necesitaba para poder seguir los progresos del proyecto y evaluar la disponibilidad de recursos en tiempo real.
- Celoxis dio a la dirección de la NTI una visión completa y estandarizada de todos los proyectos para poder dirigir la actividad con mayor eficacia.
- Celoxis racionalizar la asignación y utilización de los recursos para obtener mejores márgenes y operaciones más rentables.
- Celoxis mejorar la colaboración entre los administradores, la dirección, los ingenieros sobre el terreno y los clientes mediante debates sobre los proyectos y comentarios sobre las tareas.
- Celoxis ahorró a los directores de proyectos de la NTI un tiempo inmenso en la programación de tareas, la supervisión de los progresos y la presentación de informes sobre el estado de los proyectos.
- Los ingenieros de campo de la NTI pudieron obtener actualizaciones en tiempo real sobre sus actividades de trabajo y pudieron comunicarse fácilmente con sus gerentes sobre la marcha.
- Eliminando las múltiples plataformas que no podían apoyar sus actividades de gestión de proyectos y utilizando un único sistema para dar visibilidad y responsabilidad a todos sus proyectos.
- Un sistema que era fácil de configurar, fácil de usar, altamente personalizable a sus necesidades específicas y escalable en el sentido de que incluía características avanzadas que la empresa podía añadir según fuera necesario.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Celoxis está siendo utilizado ampliamente por los gerentes, la administración y los ingenieros de campo por igual. "Nuestro equipo de proyecto maneja muchos proyectos en paralelo con diferentes tamaños, contextos y requerimientos. Celoxiscomo una verdadera navaja suiza, nos permite adaptarnos a las particularidades de cada una de ellas, a la vez que nos permite normalizar nuestro método de vigilancia y de información", dijo Pascal.
Las Celoxiscaracterísticas clave que NTI Solutions está aprovechando incluyen:
Gantt interactivo
CeloxisEl Gantt Chart interactivo ayudó a sus gerentes a planificar y administrar sin esfuerzo los planes de proyectos. La programación del mundo real basada en las dependencias, las restricciones y la disponibilidad de recursos les dio una clara visibilidad de las fechas y los plazos.
Tableros e informes
Los informes en tiempo real proporcionaron visibilidad a todos los proyectos importantes. Aprovechando los informes y cuadros de mando incorporados, podían obtener una visión de 360 grados en tiempo real sobre la salud del proyecto y la utilización del equipo. Los gráficos ayudaron a la administración a profundizar en áreas específicas para obtener valiosos conocimientos y tomar decisiones informadas.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de la carga de trabajo de los recursos en todos los proyectos permitió a los administradores identificar rápidamente los cuellos de botella de los recursos y reorganizar el trabajo entre el equipo.
Gestión de documentos e intercambio de archivos
Celoxis centralizó todos los archivos de proyectos, activos e información a los que los directores de proyectos y los miembros del equipo podían acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.
iCal
La función iCal permitió a los ingenieros de campo de la NTI recibir sus tareas planificadas directamente en sus calendarios sin tener que entrar en Celoxis.
Plantillas de proyectos
Las plantillas de proyectos ayudan a los gerentes de la NTI a estandarizar los procesos e iniciar proyectos con facilidad reduciendo el trabajo repetitivo.
Aplicaciones personalizadas
Siendo un integrador de soluciones de redes y telecomunicaciones, la NTI tenía una serie de procesos para necesidades muy específicas. Podrían fácilmente mapear todos ellos en Celoxisel uso de aplicaciones personalizadas, utilizando así un sistema único para la gestión de proyectos y procesos.
Campos personalizados
NTI Solutions utiliza ampliamente campos personalizados, incluidos campos de fórmula, para capturar información que se ajuste al proceso comercial de su organización.
Acceso móvil
El acceso móvil permitió a los ingenieros de campo entender claramente sus tareas, colaborar y enviar actualizaciones sobre la marcha.
Portal gratuito para clientes
Tener un seguimiento en tiempo real del progreso de sus proyectos da a sus clientes la tan necesaria transparencia y visibilidad. El portal también ayuda a NTI a compartir información selectiva con los clientes.
Los resultados
Ahorro de tiempo significativo
Pasar del uso de Excel Microsoft Projecta una solución integral ayudó a los gerentes de NTI a ahorrar alrededor del 25% de su tiempo diario y a ayudarles a hacer su trabajo más rápido. También fueron capaces de generar informes un 20% más rápido en Celoxis.
Reducción de los costes operativos
Desde el uso de hojas de cálculo, correos electrónicos y MS Projecthasta el uso de Celoxis como una única fuente de verdad, Celoxis ayudó a NTI Solutions a reducir los costos operacionales a varios niveles. Con menos tiempo de búsqueda de información y más tiempo dedicado a la calidad, el tiempo de valoración se incrementó considerablemente.
Procesos de trabajo racionalizados
CeloxisLa capacidad de organizar los diferentes procesos y flujos de trabajo le dio a la alta dirección de la NTI una enorme tranquilidad. Celoxis racionalizó todo, desde la programación y la supervisión de los proyectos hasta la obtención de vistas estandarizadas de todos los proyectos y también permitió a sus clientes tener una supervisión en tiempo real de sus proyectos y colaborar con los equipos.
Fuerte retorno de la inversión
Celoxiscomo un sistema de gestión de proyectos completo y robusto que inmediatamente aumentó la eficiencia de la organización. No sólo se redujeron considerablemente los gastos de licencia y de gestión de la infraestructura, sino que la gestión y el intercambio de información fueron transparentes, lo que aceleró la colaboración interfuncional. En un año, el NTI ha estado usando Celoxis en todos los niveles de su organización.
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