Aumento de la entrega a tiempo
Aumento de la mejora de la calidad
Sobre NKI Ltd.
Ngai Kwong International Ltd. (NKI) es un fabricante de renombre mundial que se transformó de la fabricación de juguetes de plástico en los años 50 a los electrodomésticos en los 80 y se convirtió en un fabricante de OEM de calidad y cuidador de marcas internacionales famosas en los 90.
El NKI ha producido y vendido millones de productos bajo marcas internacionales muy conocidas. Ha completado con éxito cientos de productos de diferentes niveles de complejidad y tamaños bajo muchas marcas internacionales que todavía se venden en las principales cadenas de venta al por menor hoy en día.
Los clientes de NKI incluyen a Electrolux, Eureka, Procter & Gamble, Swissmar e InStyler. La compañía tiene su sede en Hong Kong y emplea a más de 3500 personas.
Sus desafíos
El NKI tenía una larga historia de uso de herramientas de gestión de proyectos. Empezaron con una solución de cosecha propia y pronto se trasladaron a Microsoft Project debido al costo de mantener la solución. Su viaje con Microsoft Project también fue de corta duración debido a los desafíos e inconsistencias inherentes que trajo a los grupos de desarrollo e ingeniería de productos en relación con el costo y la utilización. Todo esto resultó en un movimiento hacia algo más centralizado y la compañía comenzó a usar ProjectManager.com. El NKI como organización no estaba lo suficientemente maduro para pasar a un software avanzado de gestión de proyectos. ProjectManager.com ayudó a racionalizar algunos de los desafíos de gestión de proyectos que la empresa tenía en torno a la gestión de los calendarios del proyecto, los gráficos de Gantt y el dos. Sin embargo, lo que ProjectManager.com no proporcionó fue transparencia de datos, flexibilidad en el uso y escalabilidad para una organización en crecimiento.
"Tengo que admitir que cuando me hice cargo de las operaciones de NKI, nuestra organización era muy inmadura en cuanto a los procesos, en cuanto a la flexibilidad de los procesos, en cuanto a la gestión de los programas", dijo Tomasz Kowalski, COO de NKI Ltd, "y una de mis principales responsabilidades al entrar era asegurar un fuerte enfoque en la gestión de los programas y las decisiones basadas en los datos".
Entre sus principales desafíos se encuentran
Ausencia de toma de decisiones basada en datos
Cuando Tomasz se unió al NKI, toda la organización se basaba en historias. No había hechos ni cifras, y la dirección simplemente reaccionaba a las emociones y opiniones humanas sobre proyectos, procesos y personas. Tomasz sintió que había una gran necesidad de tener datos que apoyaran las decisiones del proyecto que se estaban tomando en el NKI. Había una gran necesidad de transparencia en los datos y de una plataforma para asegurar la toma de decisiones basada en los datos.
Gestión de Recursos
El NKI no era lo suficientemente maduro en esta área. Sin embargo, con el creciente número de clientes y proyectos, se sentía la necesidad de prestar más atención a la forma en que sus recursos se utilizaban en los proyectos.
Falta de planes de proyecto detallados
Para el NKI, cada proyecto era único. Un proyecto de máquina de café era diferente al segundo proyecto de máquina de café. Un proyecto tardaría 10 meses en completarse, mientras que el otro podría tardar 3 años. Para asegurar la precisión y el éxito, los equipos del NKI necesitaban planes de proyecto muy detallados con un amplio seguimiento de los hitos. Las herramientas existentes que utilizaba el NKI no ofrecían la flexibilidad de detallar los planes del proyecto al nivel que el NKI necesitaba.
Seguridad y aislamiento de proyectos
El NKI como organización se dividió en varias unidades de negocio. Varios proyectos, especialmente en las etapas de prototipo, necesitaban una visibilidad restrictiva dentro de la organización. ProjectManager.com no ofrecía este nivel de seguridad para gestionar los proyectos.
Anomalías en los costes y en la facturación
Con un número masivo de proyectos en marcha todo el tiempo, todo, desde el abastecimiento hasta la facturación y la calidad estaba vinculado. Los errores en un área se propagarían rápidamente río abajo causando tolerancias inaceptables sin responsabilidad. Esto se estaba convirtiendo en una pesadilla para la organización.
Reportando errores
La presentación manual de informes produjo errores y dio lugar al incumplimiento de los plazos. Los proyectos podían incumplir sus plazos, y entonces había mucho sudor, sangre y horas extras tratando de ponerse al día.
Solución On-Premise
Con el aumento de los requisitos comerciales y legales, NKI necesitaba pasar a una solución "On-Premise" para sus actividades de gestión de proyectos.
Colaboración con el cliente
El NKI necesitaba una plataforma para que los clientes se conectaran y supervisaran el progreso del proyecto de forma transparente. Necesitaban portales de proyectos para compartir el trabajo de los proyectos con clientes externos y colaborar con ellos de forma segura.
¿Por quéCeloxis?
Con estos desafíos en mente, los equipos de NKI Ltd. evaluaron 40 programas diferentes en términos de pruebas, incluyendoClarizen, Jira, Asana, Basecamp y Wrike. Sus criterios eran claros: necesitaban una solución escalable que podría ser instalada en sus servidores y que ofreciera transparencia de los datos, flexibilidad de uso, personalización, conocimientos basados en los datos y colaboración con el cliente.
Escogieron Celoxispor las siguientes razones:
- Celoxis tenía una instalación On-Premise y estaba basada en la web.
- Celoxis fue un centro de todos sus proyectos, finanzas y recursos, lo que les permitió obtener conocimientos y tomar decisiones basándose únicamente en la información y los ricos datos que ofrecía la plataforma. Tomasz se sintió particularmente atraído por la sólida infraestructura de presentación de informes y toda la capacidad de configuración que ofrecía a los administradores y gerentes.
- Mientras que al principio, Celoxis parecía un poco compleja y avanzada a su organización menos madura, una inmersión profunda posterior reveló que Celoxis esencialmente tenía todas las capacidades en torno a la personalización y la gestión de procesos, que el NKI podía aprovechar a medida que se iban ampliando.
- El gráfico visual interactivo de Gantt era rápido, sensible y podía manejar sin esfuerzo cualquier nivel de detalle que algunos de sus proyectos requerían.
- Celoxis proporcionó una solución integral a los desafíos de NKI en cuanto a inconsistencias de costos y facturación.
- Celoxis no sólo proporcionó una plataforma de gestión de proyectos sino que también dio a NKI un sólido sistema de rendición de cuentas en lo que respecta a las tolerancias, las normas, el nivel adecuado de documentación, etc., que fue crucial en sus procesos de desarrollo de productos.
Una cita de la entrevista
"nosCeloxis ha ayudado a tomar decisiones basadas en datos y a mejorar la colaboración con nuestros proveedores y clientes. Usando los campos de fórmula hemos podido escribir mini-algoritmos para ayudar a automatizar la mayoría de nuestros controles y procesos de control de calidad".
- Tomasz Kowalski, Director de Operaciones de NKI Ltd.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis dio a NKI Ltd. una plataforma robusta y escalable para la gestión de proyectos, la colaboración con los clientes y la automatización de varios procesos de calidad. El mayor beneficio de usar Celoxis se trataba de automatizar la mayoría de sus procesos de calidad para mejorar la entrega a tiempo de los productos.
Los beneficios clave del negocio incluyen
- La programación fue bastante sólida y en sintonía con la naturaleza de los productos fabricados por el NKI. Podrían desarrollar y supervisar fácilmente planes de proyectos con tan sólo 50 tareas y hasta 600 tareas y subtareas.
- Con indicadores de alerta temprana y pistas visuales sobre la salud de un proyecto, los gerentes y ejecutivos podían obtener información en tiempo real sin tener que entrar en todos y cada uno de los proyectos.
- Mediante el uso de campos personalizados y la capacidad de presentación de informes, el NKI pudo hacer cumplir los procesos y los controles de responsabilidad en sus procesos de calidad, aumentando exponencialmente su entrega a tiempo.
- Al ser una plataforma completa de PMO, el NKI también pudo aprovechar el poder de Celoxisen las áreas de Informes de Estado de Proyecto y Gestión de Documentos.
- El NKI también pudo mejorar la asignación de recursos y reducir los cuellos de botella en múltiples proyectos.
- Celoxis permitió al NKI crear y monitorear varios KPI para asegurar el progreso fluido de los proyectos.
- Celoxis evolucionó más como un ecosistema no sólo para la gestión de proyectos, sino también para la gestión de su lista de materiales, proveedores, controles y procesos de calidad, y la colaboración con toda la cadena de valor. Hoy, Celoxis ayuda al NKI a comunicarse con ingenieros, especialistas en calidad, clientes y proveedores proporcionando una plataforma única y fácil de usar.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Celoxis llegó en un momento en que el NKI sintió la necesidad de pasar a una plataforma de gestión de proyectos más centralizada y escalable. Celoxis transformó toda la cultura del NKI para pasar de los sentimientos, creencias y emociones a una comprensión y decisiones precisas basadas en datos.
"Cada una de las discusiones que tengo en la empresa en este momento se reduce en realidad de manera significativa en cuanto a su tiempo porque la gente sabe que cuando me habla no hay nada que yo sienta, no hay nada que yo crea, no hay nada que yo piense; sólo hay algo que yo sé y aquí está la información, y aquí están los datos para apoyar mi declaración, y no me gusta esto, esto y aquello", añade Tomasz, "así que entonces la organización puede ser realmente muy eficiente. Y Celoxisen realidad es una de las herramientas que muestra inmediata y claramente cuál es la situación actual".
Las Celoxiscaracterísticas clave que el NKI está aprovechando incluyen:
Gantt interactivo
El NKI utiliza ampliamente el gráfico interactivo de Gantt para gestionar todos sus productos y proyectos. Podrían crear y supervisar fácilmente proyectos con varios niveles de detalle y anidación.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de carga de recursos dinámicos ayuda a los administradores del NKI a visualizar la carga de trabajo de los proyectos y a garantizar que los recursos estén adecuadamente equilibrados para manejar el trabajo del proyecto.
Para hacer
El NKI utiliza ampliamente el To Dos para detallar las actividades relacionadas con los proyectos. De hecho, han personalizado la aplicación "To Do" para incluir pasos que aseguren la precisión de la estimación.
Vistas del proyecto
El NKI ha creado una serie de vistas de proyecto personalizadas para mejorar las operaciones y ayudar a los equipos a ver diversos aspectos del proyecto en tiempo real y también para poder gestionar eficazmente su propio tiempo. Algunas opiniones sobre los proyectos también se comparten con los clientes y son útiles para comprender las actualizaciones generales de los proyectos en lo que respecta al calendario y a las cuestiones que pueden surgir en el curso de la ejecución de los proyectos.
Colaboración con el cliente
La colaboración de los clientes y el intercambio de informes con los clientes para asegurar la transparencia se encarna en la cultura del NKI. El portal gratuito para clientes se utiliza ampliamente para compartir los hitos de los proyectos, los resúmenes de las cuestiones y también para colaborar en tiempo real en los debates de los proyectos. "Una vez que un proyecto comienza, todas las comunicaciones fluyen a través del canal fácil de usar que Celoxisofrece", añade Tomasz.
Campos personalizados
El NKI utiliza una serie de campos personalizados para alimentar los datos de sus sistemas SAP y alimentar una serie de KPI y controles para racionalizar sus procesos de calidad.
Campos personalizados de la fórmula
Los campos personalizados de la fórmula es una bendición disfrazada para el NKI. Han desarrollado complejos algoritmos utilizando campos de fórmula para automatizar una serie de controles de calidad que requieren mucho tiempo, como el control de calidad de la entrada, el límite de calidad aceptable, las inspecciones previas al embarque y el control de calidad de los plásticos. La automatización de estos pasos para garantizar una calidad aceptable ha mejorado el rendimiento general de las operaciones y la productividad de los inspectores de calidad.
Aplicaciones personalizadas
El NKI utiliza ampliamente aplicaciones personalizadas en todas las facetas de sus operaciones. En la gestión de proyectos, lo utilizan para mejorar la precisión de la estimación mediante el uso de To Dos personalizados. A lo largo del ciclo de inspección de calidad, disponen de un informe resumido de verificación para estructurar todas las cuestiones que se descubren durante el proceso de desarrollo del producto. Esto les ayuda a la tasa real de defectos, a identificar la causa raíz, el número de ocurrencias, etc.
Gráficos de perforación
Los gráficos visuales desglosados dan a la administración del NKI vistas en tiempo real de los controles de costos, despliegues de productos específicos del cliente y volúmenes de programación. Los gráficos también ayudan al NKI a obtener información sobre la concentración de los proveedores y las auditorías de los proveedores para gestionar con eficacia a los proveedores.
Campo del solicitante
A través de los diferentes tipos de cuestiones durante el proceso de fabricación, el NKI utiliza el campo de solicitud adjunto a diferentes aplicaciones personalizadas para supervisar el rendimiento de los ingenieros de calidad si realmente son conscientes del número de cuestiones que tienen los productos en el lado de la calidad.
Los resultados
Mejora de la entrega a tiempo
Antes de Celoxisla entrega puntual del equipo fue de alrededor del 23%. Eso significa que de cada 4 tareas, 3 se retrasaron. Con Celoxis...la tasa de entregas a tiempo subió al 93% en un año.
Mejora de las relaciones con los clientes y la satisfacción del cliente
La automatización que Celoxis traídas resultaron en una mejora de las relaciones con sus clientes y dieron como resultado una mayor satisfacción de los clientes. "Nuestro sistema SAP tenía muchos datos sobre cuántas inspecciones pasarían o fallarían basándose en las entradas manuales de los ingenieros de calidad. Cuando creamos los algoritmos en Celoxis usando los campos personalizados, nos dimos cuenta de que la diferencia entre el juicio del algoritmo y el juicio que hace la gente basándose en inspecciones anteriores es del 50%", añade Tomasz, "Significa que el 50% de las piezas que fueron aceptadas por nuestros equipos de control de calidad entrantes fallaron por los algoritmos puestos en marcha en el interior Celoxis. Así que, por supuesto, nos volvimos más precisos con nuestra calidad".
Mejora de la rendición de cuentas
Celoxis Mejor visibilidad y accesibilidad de los datos de los proyectos y una mejor comunicación entre las unidades de negocio, lo que aumenta la eficiencia y la transparencia entre la empresa y sus clientes.
Apoyó la reducción de los costos operativos de la empresa
Celoxis ayudó a estandarizar y automatizar una serie de procesos de calidad, reducir los costos operacionales a varios niveles y ayudar a sostener el crecimiento general de la empresa.
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