Aumento de la productividad laboral
Ahorro de costes anuales
Rendición de cuentas del equipo
Acerca de Intergroup Engineering
Intergroup Engineering es una empresa de consultoría y diseño especializada en proyectos de infraestructura financiados por la Unión Europea en Rumania. Establecida en 2000, la empresa cuenta con un sólido y experimentado equipo de 55 especialistas y 27 colaboradores que trabajan para prestar servicios de consultoría, ingeniería y asistencia técnica a proyectos de infraestructura complejos como el diseño de carreteras, puentes, redes de agua y de aguas residuales, sistemas de gestión de desechos, y diversos edificios civiles e industriales.
Desde su fundación, Intergroup Engineering ha contratado y entregado más de 290 proyectos de diversos campos por un valor de más de 1.700 millones de euros para sus clientes.
Sus desafíos
Al ocuparse principalmente de proyectos de infraestructura financiados por la Unión Europea, Intergroup Engineering se comprometió a ofrecer servicios con los más altos niveles de profesionalidad para sus clientes. Además de la entrega del proyecto, también redactaron toda la documentación necesaria para solicitar la financiación de estos proyectos por parte de la Unión Europea. Por ello, la gestión de documentos fue un componente clave para su éxito comercial general.
Los sistemas, herramientas y métodos manuales que utilizaba Intergroup Engineering hacían mucho más difícil la gestión de los proyectos. Sus principales temas incluían:
Pobre seguimiento y visibilidad de los proyectos
Sus sistemas y procesos existentes impidieron que los directores de proyectos hicieran un seguimiento adecuado de los calendarios de los proyectos y se ajustaran a las prioridades cambiantes. No tenían una idea clara de todo el plan del proyecto o de lo que es crítico. Para complicar aún más las cosas, fue difícil encontrar los datos correctos y mantener a los diversos interesados actualizados sobre los proyectos. Esto dio lugar a una gran falta de visibilidad del estado de los proyectos y del seguimiento diario, lo que hizo que varios proyectos no cumplieran los plazos.
Falta de comunicación y colaboración
Sin un canal formal de colaboración y comunicación entre los diversos departamentos, simplemente no había manera de seguir los progresos y la rendición de cuentas. Esto llevó a que se perdieran más silos de información o comunicación en tránsito, con un control cada vez menor sobre la ejecución del proyecto.
Gestión deficiente de los recursos
Los ejecutivos y gerentes no tenían ninguna visibilidad sobre la carga de recursos. Con el aumento del número de proyectos, también se estaba haciendo cada vez más difícil asignar recursos a diferentes proyectos y tareas sin causar conflictos y sobreasignaciones.
Gestión inadecuada de documentos
Gran parte de sus proyectos también implicaban la preparación de toda la documentación necesaria para solicitar financiación a la Unión Europea. La mayoría de sus proyectos se obtuvieron a través de licitaciones organizadas por los clientes que son empresas públicas o estatales. La falta de un depósito centralizado para crear, gestionar y revisar estos documentos fue un gran desafío para la empresa.
Seguimiento de los gastos
Sin una herramienta formal de gestión de proyectos que pudiera hacer un seguimiento de los costos y los gastos, los directores y ejecutivos de los proyectos a menudo hacían la vista gorda ante los gastos de los proyectos, con el resultado de que la mayoría de sus proyectos se excedían del presupuesto y se reflejaban mal en sus equipos.
Gestión de tareas ineficiente
Los equipos que trabajaban en varios proyectos no tenían una forma efectiva de saber lo que había en sus placas y las diferentes prioridades de trabajo. Esto causó un descenso significativo en la productividad.
¿Por quéCeloxis?
Mientras buscaba una solución global para abordar sus problemas de gestión de proyectos, Intergroup Engineering evaluó varios programas informáticos, incluidos algunos de los más populares del mercado. Sin embargo, uno de sus principales requisitos era que querían una solución que pudiera ser alojada en sus servidores. La ley les obligaba a almacenar localmente sus datos. Esto reduce automáticamente el número de opciones que pueden evaluar. El siguiente aspecto importante fue un sólido sistema de gestión de documentos. Los precios y la facilidad de aplicación no se quedaron atrás.
Su equipo y sus directivos exigieron que la herramienta facilitara realmente su trabajo cotidiano y mejorara la cooperación y la colaboración entre los departamentos. Sus ejecutivos querían un sistema de información robusto que les diera una idea de la carga de recursos y mejorara la productividad general.
En su evaluación de software, Robert Banciu, el Director de PMO en Intergroup Engineering y su equipo evaluaron algunos otros sistemas PM, y Celoxisrespondieron mejor a sus necesidades.
Sus razones para elegir Celoxisfueron:
- Celoxis ofreció una instalación en sus servidores que ofrecía un TCO significativamente menor que los otros sistemas de On-Premise que el Intergrupo estaba evaluando.
- La instalación de Celoxisen sus servidores locales fue muy fácil. El sistema estuvo listo y funcionando en pocas horas.
- Celoxis era extremadamente intuitiva y tenía una interfaz muy simple. Era muy fácil de usar. "Para mí, me llevó unas 12 horas aprender Celoxis para poder explicárselo a los demás", dijo Robert. Esto ayudó a que el usuario se incorporara rápidamente.
- Las capacidades de gestión de documentos y de colaboración en la materia Celoxiseran sólidas, pero lo suficientemente flexibles como para adaptarse a sus necesidades y procesos organizativos.
- CeloxisEl poderoso motor de informes pone al alcance de los ejecutivos de Intergroup Engineering un análisis completo de los proyectos en tiempo real y de la carga de recursos.
Una cita de la entrevista
"La Celoxisimplementación aumentó nuestra productividad en casi un 50% y también hizo nuestro trabajo mucho más fácil. Ahora tenemos una imagen clara de todos los proyectos, sus cargas de recursos, documentos y gastos para cada proyecto. También ha mejorado la eficiencia entre las personas de los diferentes departamentos que trabajan en un proyecto porque tienen una mejor comunicación y un entorno de trabajo eficiente".
- Robert Banciu, PMO Director, Intergroup Engineering
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis le dio a Robert y al resto del equipo de PMO en Intergroup Engineering un nivel de visibilidad y entendimiento de sus proyectos que no era posible con sus métodos y sistemas anteriores. Fue la primera herramienta formal de gestión de proyectos que su organización utilizó y la PMO estaba muy entusiasmada con la promesa que suponía. Los principales beneficios comerciales incluían:
- Con Celoxislos directivos tienen una buena visión general de lo que su equipo está haciendo. La presentación de informes detallados y en tiempo real permite conocer todos los aspectos importantes de los proyectos y las cargas de trabajo comprometidas.
- El uso de las capacidades de colaboración en Celoxisha mejorado dramáticamente la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa. Toda la comunicación es ahora contextual a las actividades del proyecto y del trabajo, y en tiempo real.
- Los ejecutivos tienen ahora una idea clara de los compromisos de recursos y los volúmenes de trabajo existentes. "Con Celoxis, tenemos una mayor claridad en nuestros recursos, y hemos sido capaces de planificar nuestros proyectos entrantes de manera más eficiente", dice Robert.
- Con indicadores de alerta temprana y pistas visuales sobre la salud de un proyecto, la PMO podía obtener información en tiempo real sin necesidad de entrar en todos y cada uno de los proyectos.
- La amplia capacidad de gestión de documentos ha ayudado a Intergroup Engineering a alojar toda su extensa documentación relacionada con los proyectos de forma segura en una ubicación central con control de versiones. Todos estos archivos son fácilmente accesibles.
- Celoxis ha ayudado a que se rindan cuentas de sus gastos relacionados con los proyectos.
- Con los tableros personalizables, los equipos pueden ver fácilmente lo que es relevante para ellos y actualizar lo que es relevante para todos ellos desde un solo lugar. Saben en qué se supone que deben trabajar y para cuándo. Todo esto se ha efectuado hacia un ambiente de trabajo más eficiente.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
AntesCeloxis, los equipos de Ingeniería Intergrupal luchaban con malabares de prioridades, productividad de los empleados, gestión de documentos y recursos.
Con la aplicación de Celoxis, la visibilidad de las actividades de trabajo aumentó, la colaboración fue más fluida y los ejecutivos tuvieron una visión clara de sus recursos.
Las Celoxiscaracterísticas clave que el Intergrupo de Ingeniería está aprovechando incluyen:
Gestión de documentos
CeloxisEl software de gestión de documentos seguro y robusto ayudó a los miembros del proyecto a acceder a los archivos importantes, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Podrían gestionar fácilmente toda la documentación relacionada con el proyecto en un solo lugar y hacer un seguimiento de las versiones de los archivos con facilidad.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de carga de recursos dinámicos dio a los gerentes y ejecutivos un panorama completo de sus recursos y mejoró la asignación de recursos para asegurar que los proyectos se entregaran en el plazo previsto.
Gráfico interactivo de Gantt
Los proyectos de infraestructura de Intergroup Engineering eran a menudo muy grandes e implicaban jerarquías de tareas con varios niveles de anidación. CeloxisEl Gantt Chart interactivo facilitó enormemente la planificación y el seguimiento de los proyectos a sus directivos, mejorando así la gestión de los proyectos para una mayor eficiencia y productividad.
Indicadores de salud visual
Con Celoxis' indicadores RAG superiores, los directores y ejecutivos de los proyectos sabían con mucha antelación si los proyectos y tareas corrían el riesgo de no cumplir los plazos o de exceder los costos y podían hacer los ajustes necesarios de manera proactiva.
Actualizaciones de estado
Los gerentes podían solicitar rápidamente actualizaciones de trabajo de su equipo sin tener que celebrar reuniones de equipo o enviar correos electrónicos separados. Los miembros del equipo podrían actualizar fácilmente su estado simplemente respondiendo a los correos electrónicos de Celoxisactualización de estado que recibirían sin tener que iniciar sesión. Esto aumentó enormemente la capacidad de rastrear con precisión el estado de los proyectos y la dinámica de los equipos.
Informes y tableros de control
Los informes en tiempo real y los gráficos de perforación proporcionaron una visibilidad de 360 grados en todas las áreas del ciclo de vida del proyecto en Intergroup Engineering. Periódicamente se generan para sus ejecutivos informes sobre el estado de los proyectos, la utilización de los recursos y los gastos de los proyectos. Los tableros ayudaron a sus directores a vigilar la salud del proyecto, localizando información sobre el trabajo y solicitando el estado del mismo, todo desde un mismo lugar. Los tableros personales de los equipos también ayudaron a los miembros de los equipos a mantenerse al día con sus tareas y a colaborar con otros equipos, permitiéndoles ser más autosuficientes.
Discusiones y @menciones del proyecto
Las discusiones y @menciones contextuales de los proyectos ayudaron a los equipos a colaborar más eficientemente sin usar aplicaciones diferentes. Toda la comunicación estaba contextualmente presente en el proyecto y facilitó que se mantuviera al tanto de lo que estaba sucediendo.
Gestión de gastos
Los proyectos relacionados con la infraestructura del Intergrupo de Ingeniería a menudo implicaban grandes gastos. Utilizando Celoxis' las capacidades de gestión de gastos y los flujos de trabajo de aprobación, la organización pudo llevar un control preciso de los gastos de los proyectos en curso y mantenerse dentro del presupuesto.
Los resultados
Mejora de la eficacia y la productividad del equipo
Con la mejora de la visibilidad y las prioridades claras, Ingeniería Intergrupo fue capaz de alinear sus equipos para conseguir un 50% más de trabajo y entregarlo con confianza.
Menores costes operativos
El aumento de la productividad y la eficacia del equipo se tradujo directamente en una reducción de los gastos generales de administración y los costos operacionales. Con Celoxisello, la organización pudo lograr una reducción significativa de los costos operacionales, casi hasta el punto de lograr un ahorro anual de 211.000 dólares.
Colaboración multifuncional acelerada
CeloxisLa plataforma de colaboración transparente promovió una mejor comunicación entre los diferentes departamentos y creó un ambiente de trabajo eficiente en el Intergrupo de Ingeniería. Reemplazó completamente el correo electrónico y las llamadas telefónicas para la comunicación del proyecto.
Aumento de la finalización puntual de los proyectos
Pasando de sus antiguos sistemas a Celoxisdar a los gerentes y ejecutivos una visión más clara de los proyectos activos, la carga de recursos, los flujos de trabajo de documentos y los gastos de los proyectos. Esto significaba que todo estaba bien coordinado y ayudaba a que los proyectos se completaran en determinadas fechas. Aunque no pudieron cuantificar esto para nosotros, informaron de una notable mejora en las tasas de finalización de proyectos a tiempo.
Mejora de la satisfacción del cliente
Intergroup Engineering fue capaz de reducir el tiempo en la presentación de informes de los clientes y en su lugar, centrarse en el logro de los objetivos estratégicos de los clientes.
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