Aumento de la productividad de los gerentes y coordinadores
Aumento de la eficiencia de la planificación de proyectos
Puntuación PMO
Acerca de Inferência
Inferência fue creada en 2003 con la misión de prestar asesoramiento en materia de gestión y servicios de planificación financiera a las PYME. Se trata de un servicio completo de consultoría de gestión que abarca desde los estudios económicos y la financiación hasta los proyectos de inversión y los sistemas de control de la gestión.
Con oficinas en Lisboa, Oporto y Aveiro, Inferência ha centrado su actividad en la necesidad de equilibrar el rigor del enfoque técnico con la búsqueda continua de nuevas soluciones y negocios, para aprovechar la experiencia adquirida en los diferentes proyectos para mejorar continuamente el trabajo.
Sus desafíos
En 2003, cuando se estableció la empresa, tenían un pequeño equipo de 5 personas que se encargaban de los proyectos. En ese momento, utilizaron Microsoft Excel desde una perspectiva de planificación de alto nivel para estos proyectos. En aquel entonces, no tenían una necesidad real de una planificación detallada del proyecto e incluso la comunicación era bastante manejable dentro de su pequeño equipo. Pero, a medida que la compañía comenzó a crecer, el equipo se hizo más grande y la planificación de proyectos comenzó a ser bastante laboriosa y propensa a errores en Excel.
"En Inferencia trabajamos con un flujo continuo de proyectos pequeños y medianos que tenemos que manejar en paralelo", dijo Luis Reis, CEO de Inteliesse - Business Analytics, una de sus cinco Unidades de Negocio. El equipo de Luis desarrolla soluciones personalizadas para aplicaciones analíticas y soluciones de control de gestión. "Tenemos entre 30 y 60 proyectos activos y nos basamos en una docena de plantillas, más o menos", añadió Luis. Fue entonces cuando la compañía se dio cuenta de que escalar con Excel no era la dirección correcta.
Entre sus principales desafíos se encuentran
Seguimiento y control de proyectos
A medida que sus proyectos crecían en número, el seguimiento y el control de todas las actividades de los proyectos empezaron a convertirse en una pesadilla. Sus coordinadores de proyecto empezaron a dedicar más del 50% de su tiempo a la planificación semanal y a las actividades de control, lo que les dejó poco o nada de tiempo para centrarse en su trabajo. Tuvieron que reducir sus ciclos de planificación a tres semanas sólo para reducir los gastos generales de los coordinadores. Mantener los planes del proyecto actualizados se convertía en un reto cada vez mayor día.
Ausencia de toma de decisiones basada en datos
Sus actuales sistemas basados en Excel carecían de la inherente capacidad de tomar decisiones basadas en datos. Con la actualización de los planes de los proyectos por parte de los coordinadores de los mismos y la introducción manual de toda la información relacionada con ellos, el sistema se estaba volviendo propenso a los errores y un cuello de botella para el crecimiento de la Inferência.
Gestión de Recursos
Con el creciente número de clientes y proyectos, se sintió la necesidad de prestar más atención a la forma en que se utilizaban sus recursos en los proyectos y a la eficacia con que podían trasladarlos.
Hojas de asistencia
La compañía no tenía ni idea de cómo el equipo estaba gastando su tiempo en varias actividades del proyecto. No pudieron informar sobre el tiempo planificado frente al tiempo real dedicado a las diversas actividades del proyecto ni comprender las desviaciones. Esto también afectó a las futuras estimaciones de los proyectos.
Fechas límite perdidas
Fue difícil encontrar los datos correctos y mantener a los diversos interesados actualizados sobre los proyectos. La falta de un enfoque integral de la gestión de proyectos dio lugar a una gran falta de visibilidad del estado de los proyectos, lo que dio lugar a frecuentes errores y a que no se cumplieran las fechas de entrega.
Planificación de la cartera
Con varios proyectos pequeños y medianos funcionando en paralelo, necesitaban un enfoque más centralizado para gestionarlos y alinear el proceso de toma de decisiones para estimar y planificar los proyectos futuros. Necesitaban la visibilidad centralizada para ayudar a los equipos de planificación y programación a entregar proyectos y programas junto con un marco para la resolución de problemas y la mitigación de riesgos.
¿Por quéCeloxis?
Teniendo en cuenta estos desafíos, Luis y su equipo decidieron que era hora de buscar una herramienta que les permitiera reducir el tiempo dedicado a la planificación y el control de sus carteras de proyectos y también aumentar los ciclos de planificación.
Evaluaron a Bitrix, ZohoMicrosoft Project, , Wrike y Clarizenademás de Celoxis. El equipo consideró que MS Projectse centraba más en la planificación de proyectos individuales complejos y que carecía de las instalaciones y herramientas necesarias para una gestión más completa de la cartera. Bitrix, Wrike, Zoho, y Clarizenpor otra parte, estaban más orientadas a la colaboración y la comunicación en equipo que a la planificación, la gestión y el control de la cartera de proyectos. En su evaluación de CeloxisEn el caso de los países en desarrollo, consideraron firmemente que el instrumento cubría adecuadamente sus necesidades para una mejor planificación y control de los proyectos y los recursos y una gestión más eficaz de la cartera de proyectos.
Escogieron Celoxispor las siguientes razones:
- Celoxis proporcionó una ubicación centralizada para la supervisión del proyecto en toda la empresa.
- Permitió una planificación y asignación dinámica de los recursos humanos para sus ocupados equipos orientados a tareas.
- La plataforma venía integrada con una capacidad de presentación de informes de hoja de horas fácil de usar.
- El gráfico visual interactivo de Gantt era rápido, sensible y podía manejar sin esfuerzo cualquier nivel de detalle que algunos de sus proyectos requerían.
- Celoxis proporcionó una solución integral a los desafíos de Inferência en torno a la planificación y el control de la cartera.
- Celoxis proporcionó una variedad de puntos de vista sobre los proyectos activos.
- Celoxis les dio una plataforma conveniente para la gestión de problemas y riesgos.
- Celoxis venía lleno de poderosas capacidades de reporte y gráficos visuales para la toma de decisiones en tiempo real.
- Celoxis era accesible a través de la web y muy fácil de usar.
- Celoxis ofrecía las funcionalidades y capacidades que mejor se ajustaban a las necesidades de la empresa a un precio razonable.
Una cita de la entrevista
"En nuestra actividad regular mantenemos activos un promedio de 50 proyectos simples. Celoxis nos permite mantener una visión actualizada de la cartera de proyectos y el uso de la reserva de recursos, y al mismo tiempo nos permite hacer una planificación y un control detallados de los proyectos individuales. Usando Celoxis hacemos revisiones semanales de nuestra detallada planificación de proyectos y asignación de recursos con 8 a 12 semanas de antelación".
- Luis Reis, CEO (Inteliesse - Business Analytics), Inferência.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis El software de gestión de proyectos proporcionó las sólidas capacidades que Inferência necesitaba para programar las tareas, controlar el tiempo, supervisar los recursos individuales y analizar cómo se estaban utilizando esos recursos en las carteras de proyectos. Esto dio lugar a beneficios como la obtención de una imagen en tiempo real del rendimiento de los proyectos, una mayor precisión en la evaluación de la utilización de los recursos y una mayor eficiencia en la planificación de los proyectos. "Estamos usando Celoxis desde hace cinco años, y los resultados son bastante interesantes", dijo Luis.
Los beneficios clave del negocio incluyen
- La consistencia y la visibilidad que Celoxisaportó permitió a los ejecutivos de Inferência negociar mejor las fechas de entrega con los nuevos clientes y casi eliminar los plazos incumplidos en la entrega de los proyectos.
- Los gerentes y coordinadores pudieron aumentar el período de planificación del proyecto a casi 8 semanas, lo que significa que pudieron planificar con eficacia y confianza los dos meses que les quedaban por delante.
- Con indicadores de alerta temprana y pistas visuales sobre la salud de un proyecto, los gestores y ejecutivos podrían obtener información en tiempo real sobre la detección temprana de desviaciones de trabajo o fechas de entrega previstas.
- Los gerentes podían monitorear con precisión el esfuerzo planificado vs. el real a través de varios proyectos y mostrar el estado del proyecto en tiempo real a las personas en diferentes roles en la compañía.
- Celoxis estableció una capacidad precisa de asignación de recursos, lo que mejoró la capacidad de respuesta y la eficacia general de los equipos.
- También mejoró la asignación de recursos y redujo los cuellos de botella en múltiples proyectos.
- Celoxis Aumento de la eficiencia y la productividad mediante el uso del seguimiento del tiempo como función principal para el análisis general.
- Mejoramiento de la presentación de informes operacionales generales y de la presentación de informes ejecutivos.
- CeloxisEl sistema de gestión de riesgos, al ser extremadamente personalizable, ayudó a mejorar los procesos comerciales en torno a la gestión de problemas y riesgos.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Celoxiscomo plataforma de gestión de proyectos, ayudó a Inferência con la eficiencia y la transparencia que el equipo de gestión necesitaba para planificar los proyectos y seguir su progreso en tiempo real. Pudieron planificar y rastrear proyectos con precisión, identificar inmediatamente los problemas y rastrear las tareas y los recursos de manera más eficiente.
Entre las principales Celoxiscaracterísticas que Inferência está aprovechando se encuentran:
Gantt interactivo
Inferência utiliza ampliamente el gráfico interactivo de Gantt para planificar y gestionar todos sus proyectos. A través de esto, también podrían lograr una clara asignación de tareas a los individuos del equipo y también monitorear las desviaciones de las tareas de las fechas planeadas.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de carga de recursos dinámicos racionaliza la planificación de los recursos humanos para todos los proyectos de Inferência. Los gerentes y ejecutivos pueden visualizar instantáneamente la carga de trabajo de los proyectos y asegurarse de que los recursos están adecuadamente equilibrados para manejar el trabajo del proyecto.
Hojas de horarios semanales
Mediante el uso de hojas de horas semanales fáciles de usar, el equipo pudo introducir con precisión el tiempo dedicado a diferentes tareas y otras actividades como las cuestiones relacionadas con los proyectos. También podrían contabilizar el tiempo no destinado a proyectos, como vacaciones, vacaciones y otro tiempo administrativo. Celoxissimplificaron la recopilación y el procesamiento de los datos de las hojas de asistencia para el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de la organización.
Vistas del proyecto
Las opiniones del proyecto ayudaron a los administradores a ver diversos aspectos del proyecto en tiempo real y a actuar en consecuencia. Estas opiniones también ayudaron a los directores de proyectos a profundizar y a supervisar diversos indicadores clave de rendimiento sin abandonar el área de trabajo del proyecto.
Gráficos de perforación visual
Los gráficos visuales desplegables ofrecen a la gerencia de Inferência una visión en tiempo real y de 360 grados de los diferentes aspectos de la gestión y el control, incluyendo el seguimiento de la utilización mensual de los recursos, los esfuerzos planificados frente a los reales, el promedio de trabajo por tarea o tipo de proyecto y otras desviaciones de los esfuerzos planificados.
Tableros de la cartera
Mediante el uso de tableros de cartera, los interesados ejecutivos tienen visibilidad en tiempo real de sus carteras de clientes, incluidos los calendarios de los proyectos, los riesgos y otras tendencias.
Solicitudes de proyectos
Las solicitudes de proyectos dieron al equipo un proceso estándar para crear y asignar solicitudes de proyectos y encaminarlas para su aprobación. Esto eliminó todas las ineficiencias de sus anteriores formas de captación de proyectos.
Planificación de la capacidad
El planificador de la capacidad ayudó a los administradores a hacer un seguimiento preciso de la capacidad de sus recursos y a determinar si podían asumir un trabajo adicional. Esto ayudó a racionalizar rápidamente los nuevos proyectos entrantes y también ayudó al equipo a hacer el trabajo más rápido.
Aplicación de la gestión de riesgos
Mediante Celoxisel uso de la tabla de evaluación de riesgos y el registro de riesgos, los ejecutivos y administradores podían comprender mejor los tipos de riesgos a los que se enfrentaban sus proyectos y sus posibles consecuencias. También podrían dar cuenta de otros acontecimientos imprevisibles y planificar la gestión de riesgos con un plan de respuesta.
Seguimiento de problemas
La aplicación de seguimiento de problemas les permite canalizar todos los problemas de sus proyectos y priorizarlos eficazmente, manteniendo al mismo tiempo un historial de todos los problemas.
Los resultados
Ahorro de tiempo en la planificación semanal
Antes de Celoxislos coordinadores del proyecto dedicaban casi el 50% de su tiempo a la planificación semanal y a las actividades de control. Con Celoxisno sólo pudieron reducir este esfuerzo a 6 horas por semana, sino que también aumentaron sus períodos de planificación a 8 semanas.
Mejores negociaciones con los clientes
Con Celoxis, los directores y coordinadores del proyecto podían planificar con 8 a 12 semanas de antelación, lo que no era posible con sus hojas de cálculo de Excel. Antes, usando Excel, no podían planear por más de 3 semanas. Esto resultó ser un logro de mejora bastante importante ya que sus equipos de ventas podían ahora negociar las fechas de entrega con los nuevos clientes y minimizar el incumplimiento de los plazos.
Mejora de la rendición de cuentas
Celoxis mejoró la responsabilidad de las tareas con asignaciones claras de tareas y todos sabiendo lo que hay en su plato. Esto ayudó a mejorar la rendición de cuentas y la productividad en general, ya que todo el mundo tenía claras sus prioridades, cargas de trabajo y plazos.
Descubra Celoxis
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