Acerca de GroundProbe
GroundProbe es un líder tecnológico global con base en Australia que proporciona soluciones avanzadas de hardware y software a las industrias mineras y de infraestructura civil.
GroundProbe ha recibido varios premios de reconocimiento nacional e internacional, incluyendo una de las compañías más innovadoras de Australia.
Cuenta con más de 300 empleados en oficinas de todo el mundo y tiene clientes en más de 23 países, entre los que se encuentran los nombres más importantes de Rio Tinto y Vale.
Sus desafíos
En sus divisiones de negocio de Desarrollo de Productos y GeoPhysics, el trabajo se basaba en proyectos. Sin embargo, la empresa no disponía de una herramienta formal de gestión de proyectos para hacer un seguimiento del progreso y los costos de los proyectos. Una mezcolanza de hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajería y comunicaciones verbales se estaba volviendo cada vez más difícil de rastrear lo que está sucediendo. Los plazos no cumplidos y los sobrecostes comenzaron a ocurrir. Y los gerentes de proyecto y el ejecutivo lo supieron sólo después de que el problema ocurrió. GroundProbe necesitaba una solución que pudiera proporcionar una visibilidad completa de sus tareas, recursos y costes.
Entre sus principales desafíos se encuentran
Silos de información
Con el aumento del número de proyectos y la falta de una herramienta formal de gestión de proyectos, simplemente no había manera de hacer un seguimiento de los progresos y la rendición de cuentas. El intento de gestionar el trabajo a través de correos electrónicos, hojas de cálculo y sistemas de mensajería interna conduce a silos de información, con menos control sobre la entrega del proyecto y, en última instancia, conduce al incumplimiento de los plazos. Esto también provocó un retraso en la entrega de los proyectos debido a la existencia de fechas y plazos contradictorios.
Seguimiento del proyecto
Sin una herramienta formal, GroundProbe no podía confirmar que las tareas se realizaban cuando se requerían y dentro de los períodos de tiempo estipulados. También fue imposible obtener una visión general de todos los proyectos y el costo total de los mismos.
Seguimiento del tiempo
El personal no hacía un seguimiento de su tiempo y la dirección no tenía una comprensión clara de dónde pasaban su tiempo sus equipos. Los gerentes de proyecto en GroundProbe no podían ver si sus equipos estaban gastando más del tiempo asignado en actividades y no podían planificar y mitigar eficazmente los riesgos de deslizamiento del proyecto.
Excesos de costos
Sin una herramienta formal para los proyectos que pudiera rastrear los costos y planificar los recursos de manera efectiva, la mayoría de sus proyectos se estaban ejecutando por encima del presupuesto y no se reflejaba bien en sus gerentes de proyecto.
Seguimiento de las vacaciones de los empleados y del tiempo libre personal (PTO)
El seguimiento de los días de vacaciones de los empleados y su retroalimentación en los planes de proyecto para las fechas de finalización realistas crecía cada día más, lo que parecía imposible. Había muchos gastos generales manuales involucrados, lo que llevó a errores humanos y a una planificación inexacta.
Con la tarea de encontrar una herramienta de Gestión de Proyectos y Hoja de Horas que fuera de bajo costo, fácil de usar y fácil de implementar, el equipo de Sistemas de Negocios de GroundProbe evaluó varias herramientas incluyendo Microsoft Project, Wrike, y Smartsheet, pero se enfrentó a retos como la implementación compleja, alto costo, capacidades limitadas y otras limitaciones con las herramientas.
¿Por quéCeloxis?
GroundProbe se implementó Celoxisa mediados de 2009 para sus propósitos de administración de proyectos y seguimiento de tiempo.
Sus principales razones para elegir Celoxisfueron:
- Celoxis era una solución basada en la nube y en la web y no requería una instalación de escritorio local.
- Con la vista puesta en el futuro, GroundProbe encontró Celoxisen las sofisticadas capacidades de gestión de proyectos una gran ventaja para racionalizar sus procesos de gestión de proyectos.
- Celoxis ...le dio a los equipos de GroundProbe una forma fácil de hacer un seguimiento de su trabajo.
- CeloxisLa capacidad de reporte de la empresa, superó ampliamente a las otras herramientas que estaban evaluando.
- La facilidad de uso intuitiva y la facilidad de implementación significaron que los equipos de GroundProbe estuvieron listos y funcionando en un par de días usando el nuevo sistema.
- CeloxisEl equipo de soporte fue muy receptivo a la hora de responder a sus preguntas y resolver cualquier problema.
Una cita de la entrevista
"El cambio número uno para nosotros es que ya no tenemos que buscar dónde se encuentra un proyecto y seguir sus pistas. Celoxises una gran herramienta para gestionar proyectos, costes, recursos, tiempo y progreso. Es rico en características, fácil de implementar y altamente personalizable. Sus capacidades de reporte son magníficas y su soporte al cliente es simplemente excepcional".
- Laura Yue, Analista de Negocios, GroundProbe
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis ayudó a GroundProbe a mejorar la visibilidad, la consistencia y la previsibilidad en varios niveles de su organización.
En particular,
- Podrían fácilmente rastrear el tiempo presupuestado vs. el tiempo real de sus proyectos. Esto ayudó a los gerentes de proyecto a confirmar que las tareas se están realizando cuando es necesario y dentro del período de tiempo asignado.
- Con Celoxis, GroundProbe podría monitorear los presupuestos y costos de los proyectos, en tiempo real y podría detectar los riesgos del presupuesto tan pronto como salgan a la superficie.
- Los gerentes de proyecto podrían transmitir el progreso del proyecto a la gerencia, a los miembros del equipo y a los clientes.
- Los miembros del equipo podrían añadir fácilmente sus permisos y otros días no laborables al sistema y esto alinearía automáticamente sus tareas en la programación del proyecto.
- Los equipos, que a menudo trabajan en múltiples proyectos, ahora pueden saber exactamente lo que hay en sus placas y pueden proporcionar a sus gerentes actualizaciones de estado oportunas y fechas de finalización realistas.
- La funcionalidad de la hoja de tiempos permitió al personal hacer un seguimiento para controlar con precisión el tiempo a nivel de proyecto-tarea. Esto permitió una mayor comprensión y visibilidad de los lugares donde los individuos y grupos pasaban su tiempo.
- Celoxis facilitó las aprobaciones de las hojas de asistencia y pudo demostrar el duro trabajo del equipo y justificar los resultados.
- Utilizando los cuadros de mando de los gerentes y ejecutivos, tenían una visión mucho mejor de los proyectos en curso y podían hacer un seguimiento en tiempo real si notaban alguna desviación.
- Usando el Gráfico de Carga de Recursos, podrían identificar fácilmente los cuellos de botella de los recursos y podrían planear con mayor previsibilidad.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Cuando se busca una herramienta de gestión de proyectos, las cuatro consideraciones principales para GroundProbe fueron que tenía que estar basada en la nube para asegurar el acceso desde cualquier lugar, una buena capacidad de reporte, un bajo costo y una usabilidad intuitiva. Celoxisno sólo cumplió con estas consideraciones principales sino que también superó a las otras herramientas que GroundProbe estaba evaluando en funcionalidad y valor por un amplio margen.
Con Celoxis, le tomó a GroundProbe sólo un par de días para mover todos sus proyectos y completar el entrenamiento para el personal y los gerentes de proyecto.
Las Celoxiscaracterísticas principales que GroundProbe está aprovechando incluyen:
Cuadros de mando
Los tableros visuales y totalmente personalizables permiten a los gerentes y ejecutivos de SilkRoad mantenerse informados con las actualizaciones de los proyectos en tiempo real y obtener una visión instantánea del progreso, los riesgos y los presupuestos de todos sus proyectos.
Múltiples Tableros
Los gerentes y ejecutivos del proyecto de Desarrollo de Producto y GeoFísica de GroundProbe tienen sus propios tableros, los cuales proveen una visibilidad a simple vista del estado del proyecto, incluyendo señales de alerta temprana de que un proyecto puede estar desviado. Sus equipos también tienen sus propios tableros para mantenerse al tanto de sus actividades y utilizar su tiempo de manera más eficiente. El tablero del equipo también proporciona herramientas para agregar comentarios y actualizaciones a las tareas y para subir archivos.
Indicadores de GAR
Con Celoxis' sofisticados indicadores RAG, los gestores de proyectos sabían con mucha antelación si las tareas corrían el riesgo de no cumplir los plazos o de exceder los costes.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico interactivo de carga de recursos proporciona un mapa codificado por colores de todos los recursos y sus actividades. Esto ayuda a los gerentes de GroundProbe a ver dónde están ocurriendo los cuellos de botella de los recursos y a prevenir sobre-asignaciones a través de uno o más proyectos.
Procesos de trabajo racionalizados
Celoxis agilizó los procesos de GroundProbe y le dio a sus equipos una forma de hacer un seguimiento de su trabajo. Ahora, sus equipos son capaces de cuantificar su trabajo duro y presupuestar adecuadamente para el futuro, y los ejecutivos tienen una mejor comprensión de cómo funcionan sus equipos y su valor para el negocio.
Aprobaciones de la hoja del horario de trabajo con un solo clic
Esta característica es un verdadero ahorro de tiempo para que los directores de proyecto aprueben (o rechacen) instantáneamente todas las entradas de tiempo de su equipo con un solo clic. Esta característica hace que la pesada tarea de aprobar las hojas de asistencia sea rápida, fácil y sencilla.
Informes y análisis financieros
Utilizando los informes financieros de mejores prácticas, GroundProbe es capaz de obtener datos precisos sobre los costes de sus proyectos en tiempo real y podría identificar y mitigar fácilmente los problemas a tiempo.
Calendario personal
Esta característica permite al personal añadir fácilmente sus permisos y otros días no laborables sin tener que ir a otro sistema.
Los resultados
Mejora de la visibilidad del proyecto
GroundProbe utiliza Celoxis como herramienta de gestión de proyectos y para escalar sus operaciones. Desde que empezaron a usar CeloxisLos empleados de la empresa tienen una mejor idea de lo que está sucediendo en toda la organización, tienen acceso a la información relevante necesaria para llevar a cabo sus tareas y tienen calendarios claros con hitos y plazos.
Reducción de los costes operativos
Desde una mezcolanza de hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajería y comunicaciones verbales hasta el uso de Celoxis como una única fuente de verdad, Celoxis ayudó a GroundProbe a reducir los costos operativos en varios niveles.
Procesos de trabajo racionalizados
Celoxis agilizó los procesos de GroundProbe y le dio a sus equipos una forma de hacer un seguimiento de su trabajo. Ahora, sus equipos son capaces de cuantificar su trabajo duro y presupuestar adecuadamente para el futuro, y los ejecutivos tienen una mejor comprensión de cómo funcionan sus equipos y su valor para el negocio.
Mejora de la entrega a tiempo y a bajo costo de los proyectos
El uso de CeloxisGroundProbe fue capaz de mejorar la entrega a tiempo y dentro del presupuesto de sus proyectos en gran medida.
Los costes de licencia más bajos
GroundProbe fue capaz de conseguir un sistema de gestión de proyectos completo al menor coste posible en el mercado.
Descubra Celoxis
Permítanos demostrarle por qué Celoxis es la solución PPM ideal para usted.
