Aumento de la productividad de los gerentes
Aumento del ahorro de tiempo del equipo
Reducción de los gastos de administración
Reducción de los costes de licencia
Acerca de la tecnología de Consilium
Con sede en Adelaida, Australia del Sur, Consilium Technology diseña máquinas inteligentes para complementar, aumentar y reemplazar la cognición humana.
Consilium Technology es un proveedor de servicios de investigación, especializado en aprendizaje por máquina, modelización y simulación, análisis de datos, realidad mixta y ciencias humanas.
Sus desafíos
Consilium Technology estaba usando Replicon en conjunto con Microsoft Project para sus actividades de gestión de proyectos. Su principal desafío con esta configuración era que los dos sistemas no eran compatibles entre sí. Los datos del sistema online Replicon tuvieron que ser introducidos manualmente en Microsoft Project. "Nuestro gran problema fue el hecho de que tuvimos que usar dos piezas de software y hubo discrepancias porque una era una entrada manual en Microsoft Project. Así que si hacías un cambio en el sistema online, tenías que hacer el cambio manualmente en Microsoft Projectque sólo estaba creando errores por todos lados", recordó Rachael Crozier, que es la Administración y Soporte Digital de Consilium Technology. "El otro desafío que teníamos era administrar nuestros recursos. No teníamos realmente un indicador de cuánto trabajaba la gente y si los habíamos asignado en exceso a varios proyectos porque lo que estábamos usando anteriormente no permitía claridad entre los proyectos".
Entre los principales retos que llevaron a Consilium Technology a buscar un software de gestión de proyectos integral se encuentran
Cero visibilidad de los proyectos cruzados
Los equipos de Consilium Technology trabajaron en unos 50 proyectos diferentes en un momento dado. La combinación Replicón-Microsoft Project no ofrecía una visibilidad cruzada de los proyectos, por lo que resultaba extremadamente difícil gestionar y ejecutar sus proyectos a tiempo y con un presupuesto insuficiente.
Informes inexactos y propensos a errores
Los informes eran extremadamente inflexibles y limitados. Fue muy difícil para los gerentes obtener los datos que realmente querían para sus informes. También requirió mucha manipulación de datos en hojas de cálculo. Esto dio lugar a que no se dispusiera de informes correctos o a que se retrasaran los informes, lo que obstaculizó su capacidad para tomar decisiones basadas en hechos.
Rastreando y arreglando la sobreasignación de recursos
Los líderes de los equipos no tenían visibilidad de en qué estaban trabajando sus recursos y cuán cargados estaban en los diferentes proyectos. Esto a menudo causaba problemas de sobreasignación porque tenían gente trabajando en muchas cosas diferentes al mismo tiempo.
Gestión deficiente de la demanda
Consilium Technology no contaba con una admisión centralizada de nuevos proyectos basada en la capacidad de recursos. Debido a esto, a menudo tomaban nuevos proyectos sin tener la mano de obra necesaria para apoyarlos.
Incompatibilidades del sistema
Los dos sistemas que utilizaba Consilium Technology eran incompatibles y no podían integrarse perfectamente. Esto dio lugar a la introducción manual de datos y a la duplicación de datos, lo que dio lugar a un sistema muy ineficiente y propenso a errores para la gestión de proyectos.
¿Por quéCeloxis?
Celoxis eliminó instantáneamente la necesidad de sistemas múltiples y pudo alojar de forma segura todos los datos de sus proyectos en un solo lugar para un acceso y una disponibilidad perfectos. "Informando en Celoxis era definitivamente el grande", exclamó Rachael, recordando todas las pesadillas de información que tuvieron con sus sistemas anteriores. El otro aspecto era su facilidad de uso. “Celoxis parecía bastante fácil de usar para el personal porque no necesito ver mucho como administrador", explicó Rachael.
Sus razones para elegir Celoxisfueron:
- Celoxis era una solución basada en la nube y en la web que podía albergar de forma segura todos los datos de sus proyectos y eliminaba la necesidad de sistemas múltiples.
- Celoxis era extremadamente flexible y adaptable a sus necesidades. Podrían fácilmente hacer malabares con los líderes de equipo como directores de proyectos sin preocuparse por los múltiples tipos de licencias y costos.
- CeloxisEl poderoso motor de informes pone a disposición de los gerentes y ejecutivos de Consilium Technology un análisis completo de los proyectos en tiempo real.
- La aCeloxisplicación móvil era un complemento ideal para que sus equipos móviles pudieran hacer un seguimiento del tiempo e informar de los progresos sobre la marcha.
- CeloxisLa interfaz era fresca, intuitiva y fácil de usar y requería un tiempo de espera casi nulo para la migración del sistema y la incorporación del usuario.
- Celoxis tenía una API flexible y basada en la web que era necesaria para integrarse con otras plataformas comerciales que Consilium Technology estaba utilizando.
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Celoxis le dio a Rachael y al resto del equipo de Consilium Technology un nivel de visibilidad y entendimiento de sus proyectos que no era posible con su solución anterior, proveyendo la habilidad de filtrar una variedad de vistas y compartir una variedad de reportes en tiempo real con su gerente de programa y equipo ejecutivo. Los principales beneficios comerciales incluían:
- Permitiendo a los equipos ser flexibles en la propiedad del proyecto, algo que era ideal para la estructura organizativa de Consilium Technology. "Una cosa realmente grandiosa acerca de Celoxis es el hecho de que se pueden añadir miembros del personal normal y asignarles el papel con un director de proyecto para un proyecto en particular, lo que es realmente útil porque sólo tenemos un director de programa pero dentro de cada proyecto hay una especie de líder de equipo. Así que es realmente útil que puedas dejar que el líder del equipo tenga la gestión de ese proyecto en Celoxis," añadió Rachael.
- Presentación de informes detallados y en tiempo real para dar visibilidad a todos los proyectos importantes.
- La flexibilidad en la presentación de informes y la exportación de CSV ha permitido a los administradores presentar eficazmente los datos a sus clientes, proporcionándoles un resumen claro de sus proyectos.
- Planificación y programación eficaces de la capacidad de recursos en función de la disponibilidad de recursos y el volumen de trabajo. "Las sobreasignaciones y la escasez de recursos son ahora cosa del pasado", añade Rachael, "con Celoxis, hemos sido capaces de equilibrar nuestros proyectos entrantes con la carga de recursos existentes eliminando los cuellos de botella y las sobreasignaciones".
- Permitir a los administradores incluir y monitorear las actividades facturables y no facturables dentro de un proyecto.
- Indicadores de alerta temprana y pistas visuales en la salud de un proyecto sin entrar en cada proyecto.
- Permitiendo a los miembros del equipo rastrear fácilmente el tiempo que han pasado en diferentes proyectos y corregir los errores sin esfuerzo.
- Llevar la rendición de cuentas a sus procesos financieros y de nómina y conciliar las facturas.
- Los tableros personalizables permitieron a los equipos conectarse y ver lo que es relevante para ellos y actualizar lo que es relevante para todos ellos en un solo lugar. "El personal tiene ese nivel de visibilidad que pueden ver cuando están llegando al final y pueden izar la bandera con sus gerentes si se les va a acabar el tiempo. Es un poco de autogestión en lugar de que los directores de proyectos tengan que revisarlo todos los días, día tras día, para ver si alguien está a punto de pasar por encima", dijo Rachael.
- El CeloxisAPI ayudó a Consilium Technology a integrarse sin problemas con sus sistemas de recursos humanos y otros sistemas empresariales. "Lo que hemos hecho es introducir automáticamente todos los permisos de los empleados de nuestro sistema de RRHH en Celoxis y en sus hojas de horas para no tener que duplicar los esfuerzos y agilizar la nómina para nosotros", añadió Rachael, "la API también nos permitió sacar datos muy específicos para nuestros clientes". Nuestros clientes, al ser del espacio de defensa, requieren ciertos niveles de clasificación de datos y Celoxis nos permite hacer justamente eso".
- Eliminando las múltiples plataformas que no podían apoyar sus actividades de gestión de proyectos y utilizando un único sistema para dar visibilidad y responsabilidad a todos sus proyectos. "Esto definitivamente redujo nuestra frustración y elevó la moral del equipo", exclamó Rachael.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Consilium Technology deseaba optimizar sus actividades de gestión de proyectos, mejorar la presentación de informes y permitir a sus equipos trabajar más rápidamente en sus proyectos.
Con la implementación de Celoxis, los proyectos se unieron rápidamente, la colaboración fue fácil, y facilitó el trabajo de los equipos.
Entre las principales Celoxiscaracterísticas que la tecnología de Consilium está aprovechando se incluyen:
Tableros e informes
Los informes en tiempo real proporcionaron visibilidad a todos los proyectos importantes. Consilium Technology genera periódicamente informes sobre el estado de los proyectos, la hoja de horas y la utilización de los recursos para sus ejecutivos e informes de conciliación de la nómina para los equipos de finanzas. Los tableros ayudaron a sus directores a vigilar la salud de los proyectos y a localizar información sobre el trabajo. "Los tableros y los informes han eliminado muchos de los constantes correos electrónicos de estado y reuniones de equipo", añadió Rachael.
Hojas de tiempo y auto-llenado
La configuración del equipo fue súper sencilla. Sólo tienes que hacer clic en Agregar hoja de horarios, agregar el tiempo, enviar y listo. El llenado automático de las tareas en la hoja de horas también ha sido un gran ahorro de tiempo para el equipo. "No hay ninguna complicación de tener que buscar en los proyectos, sólo se rellena automáticamente en su hoja de horas si quieren. Así que eso fue algo realmente genial, fue muy sencillo de usar para el personal", dijo Rachael.
Facturación por tareas
Esta característica permitió a Consilium Technology gestionar todas sus tareas facturables y no facturables dentro del mismo proyecto, lo que facilitó la gestión de los calendarios e informes generales del proyecto. Sus sistemas anteriores no lo permitían y tenían que separar los dos tipos de tareas en proyectos diferentes, lo que hacía que sus gestores tuvieran que planificar y seguir sus proyectos.
Gantt interactivo y subtareas
Los proyectos de Consilium Technology, relacionados con la defensa y también con el aprendizaje de las máquinas y la simulación visual, eran muy grandes e implicaban proyectos que requerían varios niveles de anidación, jerarquías de tareas y resultados. CeloxisEl diagrama de Gantt interactivo y los niveles de anidación esencialmente ilimitados permitieron a Consilium Technology planificar sin esfuerzo grandes proyectos, y facilitar la gestión y el abordaje de proyectos complejos.
Indicadores de salud visual
Con Celoxis' sofisticados indicadores RAG, los directores de proyectos sabían con mucha antelación si los proyectos y tareas corrían el riesgo de no cumplir los plazos o de exceder los costos.
Carga de trabajo de proyectos cruzados y planificación de la capacidad
El gráfico de la carga de trabajo de los recursos en todos los proyectos permite a los administradores identificar la sobreasignación de recursos y ver rápidamente cuánto trabajo tiene cada miembro del equipo y cuánta capacidad tienen para asumir trabajo adicional. Esto ayuda a racionalizar los nuevos proyectos entrantes y también ayuda al equipo a hacer el trabajo más rápido.
Vistas
Celoxis Las vistas dieron a los gerentes y administradores de Consilium una lista rápida y genérica de proyectos, tareas y entradas de tiempo para que pudieran desplazarse rápidamente hacia abajo y ver si había algún problema o retraso.
Campos personalizados
Consilium Technology utiliza ampliamente los campos personalizados, incluidos los campos de fórmula, para captar campos adicionales como el número de trabajo e informar sobre la métrica de los proyectos y recursos para sus informes ejecutivos.
Exportación de CSV
La exportación de informes a CSV permitió a Consilium Technology exportar fácilmente los datos de sus informes a Excel para la manipulación de números adicionales (específicos de sus clientes de defensa) para proporcionar un resumen claro de los números de sus proyectos para sus clientes.
API
Utilizando el intuitivo API basado en la web, Consilium Technology pudo extraer sin problemas datos muy específicos para su clasificación interna de datos, el cálculo de datos adicionales, y también integrarse con sus sistemas de recursos humanos y financieros y automatizar los procesos y eliminar las entradas de datos manuales y dobles.
Acceso móvil
El acceso móvil permitió al personal rastrear el tiempo y enviar actualizaciones sobre la marcha.
SSO
La aplicación del SSO permitió a Consilium mejorar la experiencia de su personal, eliminar el inicio de sesión adicional y permitió a los usuarios moverse entre los servicios de forma segura e ininterrumpida sin especificar sus credenciales cada vez.
Los resultados
Mejora de la facturación de los clientes
Con Celoxis...Consilium Technology pudo arreglar las fugas de facturación en las facturas de sus clientes. Los gerentes pudieron hacer un seguimiento de los montos facturados y mantenerlos sincronizados con sus equipos de finanzas. Celoxis también ayudó a arreglar los descuidos en la facturación de los clientes y las facturas retrasadas.
Reducción de los gastos administrativos
Celoxis permitió a los administradores reducir el tiempo dedicado al trabajo administrativo "ocupado", arreglando los errores de los usuarios y preparando informes de gestión ad-hoc en casi un 8-10% cada mes, lo que se traduce en un ahorro de 3-4 horas por semana.
Reducción de los costos de las licencias
El paso de 2 sistemas a una plataforma "todo en uno" ha ayudado a Consilium Technology a ahorrar considerablemente en sus costes de licencia de software. El cambio de Microsoft Projecta Celoxissolo resultó en una reducción del 55% de los costos de licencia para sus directores de proyecto y de programa.
Hacer más trabajo en menos tiempo
Para los gerentes, Celoxis fue una gran bendición. Eliminando la complejidad de usar 2 sistemas y haciendo todas sus actividades de gestión de proyectos en Celoxis...desde la programación hasta la supervisión y la presentación de informes, pudieron hacer un 15% más de trabajo. Para los miembros del equipo, sólo el hecho de rellenar y corregir las hojas de tiempo ahorró cerca de un 70% de tiempo y esfuerzo.
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