Aumento de la productividad de los gerentes
Ahorro de costes anuales
Adopción del usuario
Acerca de Connect Assist
Connect Assist es una organización con sede en el sur de Gales, Reino Unido, que proporciona líneas de ayuda dedicadas, servicios digitales y servicios de consultoría de líneas de ayuda a organizaciones benéficas, del tercer sector y del sector público.
Desde 2006, la compañía ha hecho una contribución significativa a la comunidad local y ha ayudado a crear una diferencia positiva duradera en la vida de las personas.
Sus desafíos
AntesCeloxis, Connect Assist utilizaba Microsoft Project y Trello por gestionar toda la entrega de sus proyectos. Microsoft ProjectEl proyecto de la Fundación, no se integró bien con Trello y no permitió compartir fácilmente los planes de proyecto entre sus equipos. A medida que el crecimiento de los clientes comenzó a aumentar rápidamente, el volumen de tareas y la transparencia se convirtieron en su mayor reto, ya que cada vez era más difícil cumplir con los plazos, hacer un seguimiento del progreso y comunicarse a través de varias plataformas.
Entre sus principales desafíos se encuentran
Mala gestión de las tareas
Los equipos no tenían una forma efectiva de saber lo que había en sus placas y de actualizar el progreso del trabajo. Y, debido al volumen de proyectos, no pudieron dedicar tanto tiempo a los proyectos de alto valor y clave. La calidad del trabajo comenzó a sufrir debido a la mala gestión de las tareas.
Fechas límite perdidas
El uso de diferentes herramientas dificultaba la búsqueda de los datos adecuados y la actualización de los proyectos por parte de los diferentes actores. No tenían forma de sacar informes, así que no había forma de saber cuántos proyectos estaban haciendo, quiénes los estaban haciendo y cuál era el progreso. La falta de un enfoque integral de la gestión de proyectos se tradujo en una gran falta de visibilidad del estado de los proyectos, lo que dio lugar a frecuentes errores y a que no se cumplieran las fechas de entrega.
Seguimiento de recursos
Los recursos también se estaban volviendo difíciles de rastrear. Los administradores no tenían visibilidad sobre la utilización de los recursos. Simplemente no podían ver dónde se asignaban los recursos y dónde debían comprometerse. Con poca o ninguna visibilidad de los proyectos y las tareas, se desperdician recursos y a menudo se duplican los esfuerzos. Esto consumía mucho tiempo y la productividad comenzó a bajar.
Seguimiento de problemas
En los proyectos de línea de ayuda y CRM, era crucial contar con un sistema de seguimiento de problemas eficaz. Pero ni Trello Microsoft Projectni nadie más pudo ayudar a los equipos de Connect Assist a monitorear y rastrear los problemas en un solo lugar. Sencillamente no podían rastrear y gestionar los problemas que sus equipos y clientes reportaban. La comunicación a través de una serie de diferentes hojas de cálculo, correos electrónicos y otras plataformas lo estaba empeorando aún más. El sentido de urgencia de los temas se estaba perdiendo y la transición de los temas entre los diferentes equipos se estaba convirtiendo en una pesadilla.
¿Por quéCeloxis?
Cuando Connect Assist comenzó a buscar una herramienta de gestión de proyectos más completa, buscaban principalmente un sistema multiusuario basado en la nube que simplificara la gestión de sus proyectos, recursos y problemas relacionados con los proyectos. También querían que la herramienta permitiera a sus diferentes interesados conectarse y ver el progreso del proyecto en tiempo real. Cuando evaluaron Celoxis contra algunas de las otras herramientas disponibles en el mercado, la funcionalidad que Celoxis fue el mayor ganador, ninguna otra herramienta compitió realmente con las capacidades que Celoxis ofrecido.
Escogieron Celoxispor las siguientes razones:
- Celoxis era una solución basada en la nube y en la web que podía albergar de forma segura todos los datos de sus proyectos.
- Con Celoxis, tenían una ubicación central para que todos los interesados y equipos se comunicaran, elaboraran el cronograma y abordaran los temas en conjunto.
- Celoxis les ayudó a priorizar lo que es importante, permitiendo así que sus equipos pasaran tiempo donde fuera necesario.
- Celoxis tenía todas las capacidades que Connect Assist buscaba - Gantt interactivo, gráfico de carga de recursos, hojas de tiempos semanales, seguimiento de problemas, actualizaciones del progreso de las tareas, carga de archivos y uso compartido de planes de proyecto.
- Celoxis también permitió que el equipo se desentendiera de tareas tediosas y duplicadas y dedicara más tiempo a las actividades y los resultados del proyecto.
- Utilizando una Celoxis' sólida infraestructura de informes, fueron capaces de informar con precisión sobre el tiempo dedicado a los proyectos y tareas con el fin de medir la eficiencia y el margen.
- Celoxis tenía un precio competitivo por todas las capacidades y la flexibilidad que ofrecía.
Una cita de la entrevista
“Celoxis es una gran herramienta de gestión de proyectos y recursos, y de seguimiento de problemas. Estamos usando Celoxis para casi todos los aspectos de nuestro trabajo diario. Celoxis se ha convertido en un salvavidas para nuestro negocio".
- Stephen Pickett, Director de Servicios Profesionales, Connect Assist
Cómo Celoxisresuelve sus problemas de negocio
Sin Celoxisembargo, los equipos de Connect Assist fueron realmente desafiados a asegurar que sus proyectos cumplieran con sus plazos de entrega.
En particular Celoxisles ayudó con:
- Permitir a los grupos de interés internos participar y ver el progreso del proyecto y monitorear cualquier riesgo.
- Permitiendo a los clientes acceder a un portal de clientes gratuito donde pueden obtener actualizaciones en tiempo real sobre sus proyectos y pueden colaborar con los equipos de proyecto.
- Permitir a los ejecutivos hacer un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos de los clientes y medir la eficiencia de los recursos y los márgenes de los proyectos.
- Programación efectiva de recursos basada en la disponibilidad de los mismos.
- Usar Gastos para llevar un registro de los costos de los proyectos relacionados con los equipos, los gastos legales y otros gastos relacionados con los viajes.
- El Gantt Chart visualmente interactivo que manejó automáticamente las líneas de tiempo del proyecto y dio fechas de finalización del proyecto realistas.
- Las hojas de tiempo semanales y los cronómetros que permitieron a sus equipos hacer un seguimiento preciso del tiempo.
- Sistema integrado de seguimiento de problemas que les permite capturar, rastrear y resolver problemas a lo largo de todo el proceso de desarrollo. Tener esta única fuente de verdad de todos los tipos de problemas ayudó a sus equipos a priorizar frente a los objetivos de la visión global, a la vez que entregaban continuamente valor a sus clientes.
- Eliminando múltiples plataformas y utilizando un solo sistema para gestionar todas sus actividades y procesos de gestión de proyectos.
¿Qué es lo que les gustaCeloxis?
Connect Assist encontró en Celoxis, un sistema robusto y completo, que les permitiría aumentar la eficiencia de los proyectos y optimizar toda su cadena de valor. También fue fácil de iniciar, fácil de usar y de bajo costo, lo que lo convierte en una inversión de bajo riesgo.
Entre las principales Celoxiscaracterísticas que Connect Assist está aprovechando se incluyen:
Alertas de fecha límite
Con las alertas de plazo y otros indicadores de salud de la agenda, los gerentes pueden asegurar que los proyectos se entreguen a tiempo.
Gráfico de carga de recursos
El gráfico de carga de trabajo de recursos entre proyectos permite a los gestores identificar los cuellos de botella de los recursos y ver rápidamente cuánto trabajo tiene cada miembro del equipo y cuánta capacidad tienen para asumir trabajo adicional.
Portal gratuito para clientes
El portal gratuito para clientes permite a sus clientes conectarse y ver el estado de los proyectos en tiempo real y también colaborar con los equipos.
Informes Gantt compartibles
Los gerentes pueden crear y compartir fácilmente las líneas de tiempo y las instantáneas de los proyectos con sus ejecutivos y clientes.
Colaboración en equipo
Mediante el uso de discusiones de proyectos, comentarios de tareas y el centro de notificación in-app, es fácil mantenerse al día sobre lo que está sucediendo, y que los equipos compartan su progreso. Usando los comentarios @mention, también pueden mantener sus conversaciones enfocadas.
Hojas de horas y temporizadores semanales
Celoxis hace que el seguimiento del tiempo sea sencillo para sus equipos con temporizadores y hojas de tiempo integrados.
Actualización del progreso de las tareas por correo electrónico
Los equipos pueden actualizar fácilmente el progreso de las tareas directamente desde sus correos electrónicos sin necesidad de registrarse en la aplicación. Esto hace que las cosas sean muy eficientes para los miembros del equipo y elimina la pérdida de tiempo improductivo.
Gestión de gastos
El módulo de gastos integrado facilita el seguimiento de los costes facturables y no facturables con los gastos de las partidas.
Compartir archivos
Los equipos pueden subir fácilmente archivos de proyecto o vincular documentos en vivo de Google Drive directamente a sus tareas y proyectos.
Seguimiento de problemas
Connect Assist utiliza la aplicación de seguimiento de incidencias lista para usar para el seguimiento y la gestión de todas las incidencias del proyecto. Esto le da a sus equipos una visión única de todos los asuntos y asegura que están trabajando en los temas de mayor prioridad primero.
Los resultados
El valor proporcionado por Celoxisfue instantáneo, especialmente para la alta dirección. Les dio una imagen inmediata de todos los proyectos futuros, los recursos disponibles, y la visibilidad del estado de todos los proyectos y donde la gente estaba pasando su tiempo. Las estimaciones de los proyectos mejoraron enormemente, lo cual fue bastante impresionante dado su historial.
Algunos resultados clave incluidos:
Ahorro de tiempo significativo
Los gerentes de Connect Assist no pasan tanto tiempo recolectando datos de diferentes fuentes, determinando el estado de los proyectos y preparando reportes ejecutivos. Con Celoxissu uso se puede lograr una reducción de casi el 38% del esfuerzo manual, lo que les deja más tiempo para centrarse en la entrega de sus proyectos.
Entrega de proyectos más rápida
La adopción de Connect Assist les Celoxisdio una visibilidad inmediata y en tiempo real de las prioridades, problemas y plazos de sus proyectos. El resultado final es que los proyectos se están entregando más rápidamente, con menos supuestos y mejores estimaciones para tareas similares en el futuro.
Ahorro de costes
Al adoptar Celoxis, Connect Assist fue capaz de ahorrar casi 15 horas por gerente a la semana resultando en un ahorro de costos anuales de $784K.
Fuerte retorno de la inversión
Celoxis dio a Connect Assist un sistema de gestión de proyectos completo y robusto que inmediatamente incrementó la eficiencia de la organización. Aunque no pudieron cuantificarlo, creen que Celoxis está dando un fuerte retorno de la inversión.
Descubra Celoxis
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