Celoxis Mejora la gestión de equipos virtuales para un gigante líder del aprendizaje electrónico

Acerca de SweetRush

SweetRush Inc. es una de las principales empresas de aprendizaje electrónico de EE.UU., que destaca en el aprendizaje electrónico personalizado, los juegos, las aplicaciones móviles y los programas de formación. Funciona de forma totalmente virtual, lidera sistemáticamente las clasificaciones del sector, gana premios a la innovación y mantiene una rotación de personal casi nula gracias a su sólida cultura de equipo.

SECTOR E-Learning, Servicios profesionales
UBICACIÓN En todo EE.UU. (virtual)

Servicios profesionales

E-learning

Equipos virtuales

Microsoft Project

On-Premise

El desafío

Como empresa de servicios profesionales centrada en proyectos a medida, SweetRush se enfrenta al reto de ampliar sus operaciones manteniendo la calidad, satisfaciendo a los clientes y preservando los márgenes de beneficio. Cada proyecto requiere un amplio abanico de talentos y habilidades, desde el diseño didáctico hasta el desarrollo multimedia, por lo que resulta primordial navegar con eficacia por los entresijos de los proyectos a gran escala.

Complejidad de la programación de proyectos

Los complejos proyectos de SweetRush exigen una programación precisa de miles de tareas interdependientes con diversos requisitos de cualificación. La rápida replanificación es esencial para mitigar los retrasos y las limitaciones de recursos, minimizando los efectos dominó.

Colaboración con el equipo y el cliente

Los proyectos de e-learning de SweetRush exigen una amplia colaboración remota entre diversos conjuntos de habilidades. Los clientes también necesitan una interacción fluida para el seguimiento de tareas, aprobaciones y solicitudes de cambio.

Fugas en la facturación

SweetRush factura a los clientes cuando se alcanzan hitos. Sin embargo, la ausencia de un sistema de seguimiento eficaz provocaba retrasos recurrentes y pérdidas de facturación, con la consiguiente pérdida de ingresos.

Selección de proyectos

La cartera de proyectos de SweetRush se rige por objetivos estratégicos y maximiza los beneficios, pero depende fundamentalmente de la disponibilidad de recursos cualificados. Gestionar esto en medio del elevado volumen y escala de los proyectos es todo un reto.

Seguimiento preciso de los costes

El seguimiento preciso de los costes laborales y de otro tipo, incluidos materiales, recursos y gastos generales, en los proyectos es fundamental para que SweetRush mantenga los proyectos dentro de los márgenes de beneficio previstos.

Informes ejecutivos

La dirección de SweetRush confía en datos precisos y consolidados sobre calendarios, costes, márgenes y uso de recursos en todos los proyectos y carteras para facilitar la toma de decisiones ejecutivas.

La lucha con Microsoft Project y las hojas de cálculo

A pesar de la sólida base de gestión de proyectos de SweetRush, se enfrentaban a importantes retos al utilizar Microsoft Project y hojas de cálculo. Microsoft Project no era lo suficientemente flexible como para abarcar todas las áreas organizativas, y el uso de hojas de cálculo para la planificación y el seguimiento de los recursos resultaba demasiado complejo con su equipo en expansión y distribuido. También resultaba difícil proporcionar a los ejecutivos informes claros y visuales sobre el estado de los proyectos y las finanzas, y el elevado coste de las licencias de Microsoft Project se hizo insostenible.

Además, las actualizaciones manuales y la distribución de los planes de proyecto dificultaban la gestión eficaz de los proyectos en su entorno totalmente virtual. Esto llevó a SweetRush a cambiar a Celoxis, una herramienta PPM empresarial centralizada que se adaptaba mejor a sus necesidades.

La presentación de informes es la mejor que he visto y es sin duda uno de los músculos más fuertes de Celoxis. Celoxis es realmente una potencia cuando se trata de la gestión de proyectos, y es una gran herramienta para la planificación y organización de los esfuerzos relacionados con los proyectos.

Michael Milshtein
Director de Ingeniería y Desarrollo, SweetRush Inc.

Qué cambió después Celoxis

Celoxis mejoró la visibilidad y accesibilidad de los datos de los proyectos y mejoró la comunicación entre los equipos virtuales aumentando la eficiencia y la transparencia entre la empresa y sus clientes. A lo largo del periodo de crecimiento exponencial de la empresa, Celoxis ayudó a estandarizar los procesos, reducir los costes operativos a varios niveles y contribuir a sostener el crecimiento general.

Programación racionalizada de proyectos

SweetRush escaló sin problemas con Celoxis, gestionando grandes proyectos sin esfuerzo. Celoxis SweetRush, siguiendo el modelo de Microsoft Project , facilitó la transición a los gestores. Los retrasos en las tareas y las ausencias de recursos se gestionaron fácilmente, lo que facilitó rápidos ajustes del proyecto.

Mejora de la colaboración

Celoxis agilizó la elaboración de informes sobre el estado del proyecto para los ejecutivos, mientras que los miembros del equipo utilizaron debates, intercambio de archivos y @menciones para una colaboración fluida. Los clientes supervisaban activamente el progreso, hacían un seguimiento de las solicitudes de cambio y las aprobaban directamente en la plataforma.

Mayor precisión en la facturación

Con Celoxis, SweetRush abordó eficazmente las fugas de facturación. El equipo de contabilidad realizó un seguimiento de los hitos de facturación de todos los proyectos en un panel unificado. Una vez enviadas las facturas, marcaban los elementos como completados, lo que agilizaba su flujo de trabajo.

Cartera de proyectos optimizada

Aprovechando el análisis hipotético de Celoxis', la planificación de capacidades y las métricas personalizadas, SweetRush seleccionó con confianza una cartera óptima alineada con su estrategia. Gracias a una previsión precisa, tuvieron la seguridad de disponer de los recursos necesarios con las competencias pertinentes cuando los necesitaron.

Aumento del margen

SweetRush vio cómo mejoraban sus márgenes con Celoxis, ya que la funcionalidad de tiempo y gastos de la plataforma permitía un seguimiento automático de la mano de obra y otros costes. Este enfoque proactivo les permitió identificar y abordar los sobrecostes antes de que se produjeran.

Informes simplificados y precisos

Con Celoxis, la generación de informes precisos para la dirección y los clientes se hizo rápida y cómoda, liberando un tiempo valioso para tareas más estratégicas. Los ejecutivos ganaron confianza en la toma de decisiones, mientras que los clientes quedaron satisfechos con la transparencia y la eficiencia.

Celoxis ha permitido a SweetRush superar el reto de la ampliación revolucionando la gestión de proyectos, fomentando una colaboración sin fisuras y proporcionando información práctica sobre los datos.

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