Celoxis Impulsa el éxito del proyecto en una institución educativa histórica de Noruega

Acerca del Colegio Universitario Kristiania

El Kristiania University College, conocido por su rica historia que se remonta a 1914, es una institución educativa de renombre en Noruega. Reconocida por su investigación de vanguardia y su apreciado profesorado, la KUC se sitúa sistemáticamente entre las mejores instituciones de Noruega, formando a generaciones de líderes e innovadores.

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El desafío

Kristiania University College (KUC) se dedica a tener un impacto positivo significativo en la sociedad a través de la educación. Sin embargo, ante los rápidos cambios del mundo real, KUC debe adaptarse rápidamente para mantener su excelente reputación. Tras auditar sus procesos y actividades, KUC ha identificado varios retos críticos que requieren atención urgente:

Obstáculos para el desarrollo curricular

La misión de la KUC de actualizar periódicamente su plan de estudios y preparar a los estudiantes para afrontar retos laborales o de estudios posteriores se vio obstaculizada por unas herramientas de coordinación inadecuadas entre el profesorado, los administradores y los estudiantes.

Recursos desaprovechados, sistemas vulnerables

Iniciar proyectos informáticos en silos departamentales daba lugar a la duplicación de esfuerzos, lo que desperdiciaba recursos y obstaculizaba la actualización, integración y seguridad efectivas de los sistemas tecnológicos clave, dejándolos vulnerables y obsoletos.

Tensión financiera

Kristiania se enfrentaba a una media del 15% de sobrecostes en los proyectos, lo que complicaba los procesos de presupuestación y planificación financiera. Estos sobrecostes añadieron presión a la estabilidad fiscal de la universidad y pusieron a prueba las inversiones en iniciativas estratégicas clave.

Moral y problemas de calidad

El 25% del tiempo y el esfuerzo del personal de Kristiania se dedicaba a tareas intrascendentes, lo que se traducía en resultados inferiores a los esperados. Esta mala asignación afectó negativamente tanto a la moral del personal como a la calidad de la enseñanza.

I+D asfixiada

La investigación seria, que exige una estrecha coordinación entre profesores y estudiantes, es fundamental para mantener el estatus de primer nivel de la KUC. Sin embargo, un software inadecuado provocó contratiempos que afectaron al rendimiento y a la moral del equipo.

Iniciativas estratégicas pendientes

La escasa visibilidad de las actividades de los departamentos impidió a la dirección poner en marcha iniciativas cruciales como las asociaciones con la industria y las colaboraciones internacionales, esenciales para mantener la posición de liderazgo de la KUC en el panorama académico.

El proceso de evaluación

La Escuela Universitaria Kristiania inició la búsqueda de una herramienta de gestión de proyectos que pudiera satisfacer eficazmente sus requisitos específicos de supervisión de proyectos e integración de datos. Bajo el liderazgo del CISO de la universidad, Ivan, el equipo exploró varias herramientas de gestión de proyectos, incluyendo opciones populares como Asana, Wrike, Monday.com, y Smartsheet. Mientras que las herramientas más sencillas parecían gestores básicos de listas de tareas pendientes, las más complejas imitaban hojas de cálculo, lo que resultaba en procesos engorrosos para la gestión de proyectos y la elaboración de informes.

Celoxis destacó por su enfoque estructurado y sólido, que se ajustaba perfectamente a sus necesidades. Su interfaz intuitiva y sus funciones personalizables permitieron al equipo reconocer rápidamente su valor durante la fase de prueba. El compromiso proactivo del equipo de éxito de clientes de Celoxis, junto con su enfoque consultivo, resultó decisivo para seleccionar Celoxis como la solución de gestión de proyectos definitiva para el equipo de KUC.

Celoxis supuso un cambio radical para nosotros. Su flexibilidad nos permitió adaptarlo a nuestras necesidades específicas. La rendición de cuentas quedó muy clara. Podíamos asignar tareas y supervisar el progreso con facilidad, lo que tuvo un impacto significativo en los resultados del proyecto.

Kristoffer Myklebust Egset
Coordinador de proyectos, Kristiania University College

Qué cambió después Celoxis

El cambio a Celoxis transformó la forma en que la Escuela Universitaria Kristiania gestionaba sus proyectos, aportando mejoras significativas en la priorización, la toma de decisiones y la asignación de recursos:

Mayor transparencia departamental

CeloxisLos informes programados de los cuadros de mando garantizan que las partes interesadas de cada departamento reciban actualizaciones personalizadas todos los lunes por la mañana, lo que mejora la transparencia.

Mejora de la eficacia de la gestión de proyectos

Al asignar responsabilidades y plazos claros y facilitar el seguimiento de los proyectos, Celoxis permitió a los gestores aumentar la tasa de éxito de los proyectos en un 15%.

Asignación optimizada de recursos

La racionalización de la colaboración y la transparencia con Celoxis redujeron la mala asignación de recursos a sólo un 10%, maximizando la productividad y la moral del equipo.

Colaboración unificada para I+D

La integración de Celoxis con Microsoft Forms agilizó la colaboración del equipo de I+D, logrando una gestión centralizada de la información incluso para los usuarios que no utilizanCeloxis .

Mejora de la satisfacción del cliente

CeloxisEl Portal del Cliente facilitó una interacción fluida con el cliente y la visibilidad del estado del proyecto, lo que se tradujo en un aumento significativo de la satisfacción del cliente.

Celoxis se ha convertido en parte integrante de los procesos de gestión de proyectos de la Universidad Kristiania, facilitando una mejor supervisión de los mismos e impulsando cambios positivos en sus operaciones.

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