Base de Conocimientos

Facturación del proyecto

Celoxis proporciona a su organización dos modelos de facturación flexibles: Basado en el usuario, y basado en código de tiempo (también conocido como facturación basada en la actividad), lo que facilita el seguimiento de los importes de facturación para los diferentes tipos de proyectos. Además, Celoxis le permite tener los proyectos de precio fijo, así como los tipos de facturación por hora, proporcionando tanto la tarifa plana como los enfoques de facturación por tiempo y material. Siguiendo este sencillo manual de instrucciones, podrá llegar fácilmente a las cantidades de facturación estimadas y reales de sus facturas, independientemente del modelo de facturación que siga su empresa. Después de estudiar este manual, aprenderá sobre:

• Configuración del modelo de facturación de la organización
• Configuración de la clase de facturación del proyecto
• Configuración de las tarifas de las facturas
• Seguimiento de los importes de facturación reales y estimados
• Valiosas métricas de entrada y salida relacionadas con la facturación

Configuración del modelo de facturación de su organización

Cuando se configura Celoxis por primera vez, una de las decisiones más importantes que afectará a cada proyecto del sistema, es adoptar uno de los dos modelos de facturación disponibles:

• Basado en el usuario
• Basado en código de tiempo

Esto se hace en la sección de la hoja de horas de la página de Administración. Debe tener los derechos de administración para acceder a estas opciones. Seleccione el modelo de facturación apropiado para afectar instantáneamente la configuración de todo el sistema.

Modelo de facturación de la empresa

En el modelo basado en el usuario, se agregarán tarifas de facturación separadas para cada usuario facturable en el sistema. Las tarifas se incluirán en los importes de facturación de los proyectos, tanto reales como estimados.

Para proporcionar la tarifa de facturación por defecto para un usuario, abra las opciones del usuario e introduzca el importe por hora deseado en el campo Factura de la sección Tarifas por defecto ($/Hora) de la ficha Básico

Tarifa de facturación del usuario

Para cada usuario del sistema puede tener una tarifa de facturación por defecto/empresa que se aplicará automáticamente a cada proyecto. Al mismo tiempo, puede anular las tarifas para cualquier usuario en cualquier proyecto. Consulte la sección Otros escenarios y preguntas frecuentes para obtener más información sobre este tema.

El importe de facturación de este modelo se calcula multiplicando el número de horas facturables introducidas por cada usuario en la hoja de horas del proyecto, por la tasa de facturación del usuario.

Para proporcionar la tarifa de facturación predeterminada para el código de tiempo, navegue hasta la página Administración (debe tener los privilegios de administrador) y siga el enlace Códigos de tiempo en la sección Hoja de horas. Introduzca el importe de la tarifa por hora deseado en el campo Factura. Tenga en cuenta que el campo Factura sólo estará disponible si el modelo de facturación de la empresa está configurado en función del código de tiempo.

Tarifa de facturación de código de tiempo

Configuración de la clase de facturación del proyecto

Celoxis le permite la flexibilidad de especificar el precio fijo o el tipo de facturación por hora para cada proyecto.

Configuración de la facturación de los proyectos de Precio Fijo

En una clase de facturación de precio fijo, las tareas que se realizan y se facturan son de un precio fijo predefinido.

Para establecer el proyecto en el tipo de Precio Fijo, navegue a la sección de Finanzas de la pestaña Avanzado en el diálogo Agregar/Editar Proyecto. Tenga en cuenta que los diferentes modelos de facturación sólo están disponibles para los proyectos de los clientes. Para los proyectos en los que no se especifica el cliente, el campo Modelo de facturación permanecerá oculto.

Al seleccionar la opción Precio fijo en la lista desplegable Modelo de facturación, se abre el nuevo campo Precio fijo, que le permite introducir el importe que prevé facturar.

Cuando se opta por este tipo, la opción "facturable" para los gastos y las entradas de tiempo en el proyecto no está marcada, por defecto.

Tipo de facturación del proyecto

Cómo funcionan las tarifas para los proyectos por hora

Cuando selecciona Por hora en el menú desplegable Modelo de facturación, los importes de facturación se calculan a partir de las horas que los usuarios registran en sus hojas de horas. La tarifa de la factura de cada usuario se toma de la configuración del usuario o del código de tiempo, dependiendo del modelo de facturación de la compañía.

Cuando se utiliza este tipo de facturación, la opción 'Facturable' para las entradas de gastos y tiempo en el proyecto será marcada automáticamente, por defecto.

Seguimiento de los importes de facturación reales

Con las tasas de facturación fijadas, el importe facturable real para cada tarea se calcula mediante esta fórmula, que tiene en cuenta tanto las facturas de mano de obra como las de material:

Amount (Act, Billable) of a task = Hours (Act, Billable) × Bill rate + Approved and Billable expenses on the task

La cantidad (Act, Billable) del proyecto se calcula a partir de la suma de las cantidades de las tareas principales del proyecto. Dependiendo del modelo de facturación de la organización, las tarifas de facturación provienen de la tarifa de facturación del usuario o de los códigos de tiempo seleccionados en la hoja de horas.

Columna de código de tiempo en la hoja de horas

Diálogo de gastos

Por ejemplo, si un recurso que trabaja a la tasa de facturación de 30 $phr informó de 10 horas facturables para una tarea, y el jefe de proyecto aprueba el gasto de material facturable de 1000 $ para la misma tarea, el Importe (Activo, facturable) para esta tarea se calculará de la siguiente manera:

Amount (Act, Billable) = 10hrs × $30phr + $1000 = $1300.00

Celoxis proporciona otro indicador útil que captura el monto facturable estimado para todo el esfuerzo de mano de obra en el proyecto. El importe (Est, Billable) se calcula utilizando una fórmula similar, como la suma-producto de la tasa de facturación del usuario y las horas estimadas en esa tarea.

La cantidad (Est, Billable) del proyecto se calcula a partir de la suma de las cantidades de las tareas principales del proyecto.

Columnas de Facturación del Proyecto que muestran Estimado vs. Real

Tenga en cuenta que el importe (Est, facturable) está disponible y se calcula sólo cuando se utiliza el modelo de facturación basado en el usuario. Además, con la facturación basada en el usuario, si la clase de facturación del proyecto es de precio fijo, la facturación estimada para el proyecto es igual al precio fijo establecido y, por lo tanto, no proporciona valores de facturación estimados a nivel de la tarea.

En el caso de la facturación basada en códigos de tiempo, no se puede calcular la facturación estimada, por lo que la columna Importe (Est, facturable) no está disponible.

Celoxis también le permite hacer un seguimiento de las entradas de tiempo y los gastos que se han facturado. El status de la factura de las posiciones para cualquier tarea determinada se puede ver en el diálogo Detalles de la tarea.

Status de facturación de gastos

En el nivel de la organización, también se puede crear un informe para todos los proyectos que muestre cada uno de ellos:

• Importe (gasto, facturado)
• Importe (Tiempo, Facturado)
• Horas (Facturadas)

Columnas relacionadas con el importe de la factura

Informes transversales de los gerentes y ejecutivos de los proyectos

A continuación se presentan algunos ejemplos de los útiles y fáciles de generar informes que pueden informarle adicionalmente sobre importantes métricas de facturación. Cada informe puede ser fácilmente configurado, agrupado, ordenado o convertido en un gráfico visual a su gusto.

Gastos facturables en todos los proyectos

Informe de facturación para todos los proyectos, incluyendo el importe de la factura

Informe de resumen de facturación para todos los proyectos

Org mix de proyectos por hora vs. precio fijo

Otros escenarios y preguntas frecuentes

1. ¿Qué pasa si cambio el modelo de facturación de la compañía?

   Este es un paso importante que puede tener un impacto en los proyectos en curso, así como en la columna visible de los informes financieros. Consulte el artículo Cambio entre modelos de facturación para obtener la lista completa de las posibles ramificaciones.

2. ¿Por qué existen las opciones "Ninguna" para los modelos de facturación de la empresa y de los proyectos?

   El modelo de facturación de la empresa debe establecerse en Ninguno si su organización no realiza la facturación o si, por algún motivo, no desea realizar el seguimiento de su facturación en Celoxis.
   Fijar la clase de factura en Ninguno a nivel de proyecto significa que no se realiza ninguna facturación para este proyecto en particular. Esto es útil para proyectos internos, pruebas de conceptos o iniciativas pro bono.

3. Tenemos diferentes tarifas de facturación para ciertos proyectos. ¿Cómo puedo lograrlo?

   Puede especificar las tarifas de facturación específicas del proyecto para cada usuario y para cada proyecto utilizando la función Más >> Tarifa de facturación. Si no se especifica la tarifa de facturación del usuario para el proyecto, ésta será por defecto la tarifa establecida en el diálogo Editar usuario.

4. ¿Qué sucede cuando hay un ajuste de la tasa de facturación a los usuarios con proyectos en curso?

   El importe de facturación real del trabajo ya realizado se calculará con la tarifa anterior. La cantidad de todo el trabajo futuro se calculará utilizando la nueva tasa. Si tiene entradas grabadas, y la tasa ha cambiado antes de que las entradas fueran confirmadas, la nueva tasa se utilizará al confirmar y aprobar las entradas.

5. ¿Qué sucede cuando hay un ajuste de la tasa de la factura a los códigos de tiempo con proyectos en curso?

   Al igual que las tarifas de facturación de los usuarios, la facturación del trabajo ya realizado se calculará según la tarifa anterior. La facturación de todo el trabajo futuro (incluyendo cualquier entrada de tiempo guardada) se calculará utilizando la nueva tarifa.

6. ¿Por qué algunas de las entradas de tiempo y gastos se marcan automáticamente como facturables, mientras que otras no lo son?

   Cada vez que se añaden nuevas entradas de tiempo o gastos a los proyectos, se pueden marcar como facturables o no facturables. El modelo de facturación del proyecto determina el comportamiento por defecto de las casillas de selección facturables.
   

   • Modelo de precio fijo - el facturable no está marcado por defecto
   • Modelo por horas - la facturación se comprueba por defecto
   
   Este comportamiento por defecto toma en consideración que con el modelo de Horas, las horas deben ser rastreadas para generar las facturas apropiadas de los clientes, mientras que en el modelo de Precio Fijo la facturación se basa en el precio fijo pero no se ve afectada por los esfuerzos reales gastados por los recursos del proyecto.

7. ¿Proporciona usted integración con algún software de contabilidad?

   Sí, Celoxistiene una integración inmediata con QuickBooks Online para la gestión y el registro de facturas. Aquí está el enlace a un corto video.

Conclusión/Puntos finales

Como con cualquier tipo de datos, la facturación en Celoxis depende de la exactitud y la minuciosidad de los aportes proporcionados por los gerentes de proyectos, los administradores y otros usuarios. Por favor, asegúrese de tomarse el tiempo para discutir los parámetros de Celoxis implementación antes de que el sistema sea desplegado en la organización, para llegar al modelo de facturación más óptimo para su empresa. Por la misma razón, asegúrese de que sus gerentes de proyecto sean conscientes de las diferencias entre el modelo de facturación del proyecto, y que estén usando el modelo correcto para cada proyecto. Por último, anime a sus gestores de proyectos a que vigilen a los usuarios y las tarifas de facturación de los códigos de tiempo, para garantizar que los datos de facturación exactos existan en todos los proyectos del sistema.

Los siguientes campos de entrada y salida existen en la configuración lista Celoxispara usarse para ayudar con sus necesidades de facturación del día a la fecha