Facturación por hitos

Facturación basada en hitos

La facturación por hitos es el modelo de facturación común en las empresas con ingresos por proyectos. Este tipo de facturación suele producirse sólo cuando se han alcanzado determinados hitos del proyecto. El seguimiento de los hitos mediante el diagrama de Gantt del proyecto facilita el seguimiento de las facturas de facturación del proyecto de la misma manera que los hitos reales de entrega del proyecto.

Alternativamente, dependiendo de cómo se estructuren los hitos de pago de sus proyectos, puede facturar a sus clientes en fechas específicas independientemente del progreso de su proyecto. Esto también puede lograrse utilizando las técnicas de facturación basadas en hitos que se sugieren en este manual.

Al final de este manual, aprenderás cómo hacerlo:

Define los hitos de facturación que forman parte de tu proyecto.
Utilice los informes de facturación para hacer un seguimiento de la facturación del proyecto

Campos de facturación

En este escenario, el envío de una factura al cliente se convierte en una de las tareas del plan de proyecto. Usando los campos predeterminados y personalizados de Celoxis , crearemos varios atributos adicionales que le permitirán establecer un tipo especial de tarea - un Invoice tarea. Puede crear campos personalizados en Menú Principal ▸ ▸ Admin ▸ Gestión de Cuenta ▸ Campos personalizados.

Fecha de facturación
- Nombre: Fecha de facturación
- Escriba: Fecha
- Se requiere un privilegio financiero para ver: Sí
- ¿Requerido? No
- Clave de la fórmula: date_invoiced
- Adjunta a: Tarea
- Racional: registrar la fecha en que se envió la factura
Fecha de pago
- Nombre: Fecha de pago
- Escriba: Fecha
- Se requiere un privilegio financiero para ver: Sí
- ¿Requerido? No
- Clave de la fórmula: date_paid
- Adjunta a: Tarea
- Racional: registrar la fecha en que se pagó la factura

Estado de la factura

Nombre: Estado de la factura

Escriba: Fórmula...use la fórmula que se menciona a continuación.

${
      label = 'Unknown';
      now = Date.now();
      label = !empty entity.date_invoiced ? 'INVOICED' : label;
      label = Date.before(entity.startCalendar, now ) && entity.date_invoiced < now ? 'OVERDUE' : label;
      label = !empty entity.date_paid ? 'PAID' : label;
      label = Date.after(entity.startCalendar, now) ? 'FUTURE' : label;
      label
    }

** Estas opciones pueden ser personalizadas.

Se requiere un privilegio financiero para ver: Sí
¿Requerido? No
Clave de fórmula: invoice_status
Adjunta a: Tarea

Agregar hitos de facturación al cronograma del proyecto

Cuando se elaboran los contratos o las declaraciones de trabajo que definen el proyecto (nótese que este trabajo se realiza fuera y con independencia de Celoxis), es probable que se disponga de la sección de hitos de pago del contrato, en la que se define exactamente qué pagos se realizan y cuándo. Dependiendo de las normas del contrato y de la naturaleza del trabajo que realice, los hitos de pago pueden estar vinculados a entregas específicas, días específicos o ambos. Para realizar un seguimiento de la facturación del proyecto mediante los atributos de la tarea que establecimos en la sección anterior, deberá crear una tarea de Facturación para cada hito de pago, y configurarla según las reglas de su contrato.

Por ejemplo, imagina el escenario en el que estás construyendo una Intranet corporativa para el cliente, bajo un contrato de precio fijo de 100.000 dólares. Tu programa de pagos puede parecerse a algo como esto:

#	Hito del proyecto	%	Cantidad	Fecha proyectada	Reglas y dependencias
1	Proyecto de lanzamiento	10	$10,000	09/25/17	Factura en la fecha especificada, independientemente del estado del proyecto
2	Conclusión de la fase SRS	25	$25,000	11/14/17	Facturar una vez que se haya alcanzado el hito especificado del proyecto
3	Conclusión de la fase de desarrollo	25	$25,000	01/02/18	Facturar una vez que se haya alcanzado el hito especificado del proyecto
4	Aceptación final	40	$40,000	01/12/18	Facturar una vez que se haya alcanzado el hito especificado del proyecto
	TOTAL	100	$100,000

En esta situación, el hito de pago Nº 1 deberá programarse manualmente en el plan del proyecto para que se produzca el 25 de septiembre de 17, mientras que todas las demás facturas pueden retrasarse, si el plazo del proyecto se prolonga durante toda su duración.

Para asegurar una facturación adecuada basada en hitos en este escenario:

Añada las tareas de hitos de facturación a su plan de proyecto

Estas tareas van a ser sus tareas de hito (Añadir ▸ Hito)

Tenga en cuenta que la tarea 6 se programa manualmente, como se indica en el icono M junto a la identificación de la tarea.

La programación manual en este caso permite programar la tarea para una fecha específica.

Se prevé que los restantes hitos 7, 27 y 32 comiencen cuando se completen las fases precedentes, según lo establecido en el contrato del proyecto.

Si se introducen demoras, suponiendo que el plan del proyecto se mantenga adecuadamente, las fechas de los hitos de facturación seguirán cambiando junto con el resto del plan del proyecto.
Establecer los atributos de las tareas de hitos

Aquí, es hora de poner las cantidades de Precio Fijo en estos hitos. Para cada una de las tareas del hito de la factura, ponga estas cantidades bajo el Edit Task ▸ Avanzado Pestaña.
- Establecer el tipo de facturación a precio fijo
- Fijar el precio fijo
- En la pestaña Campos personalizados, también puede configurar la Fecha de facturación de modo que pueda ver los detalles como se describe en el paso 3.
Estado de las facturas

A medida que el proyecto avanza y usted factura a su cliente, el estado de la factura se calculará automáticamente en base a la lógica definida anteriormente.

Puede modificar la lógica para añadir sus propios cálculos a este campo.

Una vez recibido el pago, puede marcar la fecha de pago con el hito para que el estado de la factura se establezca automáticamente en Pagado.

Informes de facturación

A continuación se presentan los ejemplos de los informes que pueden utilizarse para hacer un seguimiento de la facturación de los proyectos:

Hitos de la facturación del proyecto

Tabla de proyectos cruzados, que muestra Precio fijo y Estado de la factura para todas las facturas: Paid, Sent or Invoiced.

Para crear este informe basado en tareas, utilice el filtro de hitos establecido en Sí, incluyendo sólo las tareas que son sus hitos de pago.

Facturas de proyectos por estado

Gráfico de barras, mostrando el estado de las facturas de todos los proyectos activos. Esto es de nuevo un informe de tareas.

Como cualquier otro gráfico en Celoxis, este informe es interactivo. Haga clic en cada barra para revelar la información detallada de las facturas del estado elegido.