Análisis del impacto y carga de trabajo de los nuevos proyectos

En el transcurso de las actividades normales, los proyectos deben ser debidamente reevaluados para establecer las prioridades adecuadas. A menudo, en la directiva de la gestión ejecutiva, los gerentes necesitan abordar una solicitud de proyecto de alta prioridad entrante que cae en la mezcla de proyectos preexistentes. Esta guía trata de cómo hacerlo:

  1. Evaluar el impacto de un nuevo proyecto en la carga de trabajo de los recursos existentes,
  2. Identificar los recursos infrautilizados o gratuitos,
  3. Reemplazar los recursos en las tareas,
  4. Desplazar ciertas tareas para nivelar la carga de trabajo,
  5. Si es necesario, cambie completamente un proyecto de baja prioridad a una fecha posterior.

Evaluación del impacto del nuevo proyecto en la carga de trabajo existente

  1. Crear un nuevo estado de proyecto, por ejemplo, Requests (Menú Principal ▸ ▸ Admin ▸ Gestión de Proyectos ▸ Estados del proyecto). Mantener este nuevo estado en "Planificación" escenario y no permitir el tiempo. Esto ayuda a mantener las nuevas solicitudes de proyectos separadas de los proyectos regulares.

  2. Cree un proyecto para su nueva solicitud de proyecto y manténgalo en el estado "Solicitudes". (Haga clic en Menú Principal ▸ ▸ Proyecto ▸ Nuevo Proyecto). Introduzca la fecha de inicio prevista para este proyecto.

  3. En la ficha de Gantt interactivo del proyecto, defina el PEP y los recursos. Dado que el proyecto está en estado de "Solicitudes", no afectará a su carga de trabajo existente.

  4. Acceda a la carga de recursos (Menú principal ▸ Carga del Recurso). De forma predeterminada, esta vista mostrará los proyectos planificados y activos preexistentes.

  5. Editar los filtros y añadir "Requests" al filtro de estado del proyecto. Haga clic en Aplicar. Ahora, su vista de carga de recursos le mostrará inmediatamente el impacto que cualquier nueva solicitud de proyecto tendrá en la mezcla y carga de trabajo existentes.

  6. Debido a la nueva solicitud de proyecto, el impacto en la carga de trabajo existente es alto y muchos recursos están sobreasignados.

  7. Puede descargar esta vista (seleccione la opción "PDF" del grupo de botones de la parte superior derecha) y enviarla a sus ejecutivos para mostrar el impacto directo de las nuevas solicitudes en el mix de proyectos existente.

Identificar los recursos infrautilizados o gratuitos

Desde la misma vista de carga de recursos, puede identificar fácilmente los recursos infrautilizados o libres. Estos son los recursos que están codificados por color como el azul.

Reemplazar los recursos de las tareas

Puede reemplazar directamente los recursos en las tareas problemáticas (pase el ratón por la tarea en cuestión y seleccione la opción ▸ Editar Recursos)

En el siguiente ejemplo, puede editar la tarea "Encuestar los espacios comerciales" y reasignarla a Tanya que está relativamente libre en ese período.

Desplazamiento de las tareas

Podría haber situaciones en las que los recursos gratuitos no estén disponibles fácilmente. En tales casos, es posible que tenga que desplazar ciertas tareas que son de baja prioridad y que pueden ser fácilmente desplazadas. Para hacer esto,

  1. Pase el ratón por encima de la tarea apropiada.
  2. Haga clic en el menú de 3 líneas.
  3. Seleccione Tratar tarea. Aquí puede cambiar la fecha de inicio de la tarea a una posterior.

Retirar los proyectos de baja prioridad

Si todavía tiene una cuestión de financiación, modifique la fecha de inicio de los otros proyectos de baja prioridad para que se reprogramen todas las demás tareas de esos proyectos. Para hacer esto,

  1. Haga clic en el proyecto para abrirlo en una nueva pestaña.
  2. En la nueva pestaña, haga clic en Editar (desde el grupo de botones de la parte superior derecha)
  3. En la ventana emergente Editar proyecto, cambie su fecha de inicio. Esto desplazará automáticamente todas las tareas (excepto cualquier tarea programada manualmente) en perspectiva a la nueva fecha de inicio.